Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği Belgeleri
Bu sayfada, Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliğine başvuracak veya hareketliliğe katılmaya hak kazanan personelin başvuru aşamasında, hareketlilik öncesinde ve hareketlilik sonrasında kullanabileceği belge, form ve kılavuzlar yer almaktadır.
Sayfada bulunan bütün belgelerin her katılımcı tarafından doldurulması gerekmemektedir. Kullanılacak belgeler; başvuru durumu, hibelendirme şekli, gidilecek ülke, ev sahibi kurum veya kuruluş ve ilgili proje dönemi dikkate alınarak belirlenir.
Hibe Sözleşmesi gibi katılımcıya özel hazırlanması gereken belgeler, Erasmus Koordinatörlüğü tarafından ilgili proje dönemi ve onaylanan hareketlilik bilgileri esas alınarak düzenlenir. Personelin bu belgeleri Erasmus Koordinatörlüğünün bilgisi dışında doldurmaması gerekmektedir.
Önemli Not: Bu sayfada açıklanan belge, form ve kılavuzların Word ve/veya PDF dosyaları sayfanın en alt bölümünde yer almaktadır. İlgili dosyayı indirmek için sayfanın alt kısmındaki dosya listesini inceleyiniz.
A. Başvuru Aşamasında Kullanılan Belgeler
1. Turna Portal Bireysel Başvuru Kılavuzu
Türkiye Ulusal Ajansı tarafından hazırlanan bu kılavuz; Turna Portal’a e-Devlet üzerinden giriş yapılması, profil ve personel bilgilerinin kontrol edilmesi, kurum tarafından yayımlanan ilanların görüntülenmesi, bireysel başvurunun tamamlanması ve başvuru durumunun takip edilmesi süreçlerini açıklamaktadır.
Personel Eğitim Alma Hareketliliğine başvuracak adayların, Turna Portal üzerinden başvurularını tamamlamadan önce kılavuzu incelemeleri önerilir.
Başvuru bilgilerinde herhangi bir güncelleme yapılması durumunda “Başvuruyu Tamamla” butonuna yeniden tıklanmalıdır. Aksi hâlde yapılan değişiklikler sisteme kaydedilse bile başvuru tamamlanmış sayılmayabilir.
2. Personel Hareketliliği İtiraz Dilekçesi
Başvuru değerlendirme veya seçim sonuçlarına ilişkin itirazda bulunmak isteyen personel tarafından kullanılır.
İtiraz dilekçesinin, ilgili başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen itiraz süresi içerisinde gerekçesi ve varsa destekleyici belgeleriyle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir.
B. Hareketlilik Öncesinde Kullanılan Belgeler
1. Personel Eğitim Alma Hareketliliği Davet Mektubu – Invitation Letter
Personelin Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliği kapsamında ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından kabul edildiğini ve eğitim alma faaliyetine davet edildiğini gösterir.
Davet mektubunda personelin adı, ev sahibi kurum veya kuruluşun bilgileri, planlanan hareketlilik tarihleri ve faaliyetin türü açıkça belirtilmelidir. Belge, ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve resmî olarak onaylanmalıdır.
Ev sahibi kurum veya kuruluşun kendisine ait bir davet mektubu formatı bulunmaması hâlinde bu sayfada yer alan şablon kullanılabilir.
2. Eğitim Alma Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşması – Mobility Agreement: Staff Mobility for Training
Personelin ev sahibi kurum veya kuruluşta gerçekleştireceği eğitim alma faaliyetinin amaçlarını, çalışma programını, gerçekleştirilecek faaliyetleri ve beklenen sonuçlarını gösterir.
Belge, hareketlilik başlamadan önce personel tarafından ev sahibi kurum veya kuruluşla koordineli olarak hazırlanmalı; personel, Ankara Bilim Üniversitesi ve ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından onaylanmalıdır.
Hareketlilik Anlaşmasında belirtilen tarihler ile Davet Mektubu ve Hibe Sözleşmesinde yer alan tarihlerin birbiriyle uyumlu olması gerekir.
3. Örnek Eğitim Alma Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşması
Eğitim Alma Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşmasının nasıl hazırlanacağını göstermek amacıyla yayımlanan örnek belgedir.
Örnek belge, resmî hareketlilik belgesi olarak kullanılmamalı veya doğrudan teslim edilmemelidir. Her katılımcının kendi hareketlilik tarihleri, eğitim programı, planlanan faaliyetleri ve kurum bilgileri doğrultusunda yeni bir Hareketlilik Anlaşması hazırlaması gerekir.
4. Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesi
Hibeli olarak hareketliliğe katılacak personelin tahminî hareketlilik süresini, azami hibe tutarını, ödeme koşullarını ve tarafların yükümlülüklerini düzenler.
Hibe Sözleşmesi, ilgili proje dönemi ve onaylanan hareketlilik bilgileri esas alınarak Erasmus Koordinatörlüğü tarafından katılımcıya özel olarak hazırlanır. Personelin boş sözleşme şablonunu kendi başına doldurmaması gerekir.
Katılımcı; kendisi için hazırlanan sözleşmedeki kişisel bilgileri, hareketlilik tarihlerini, banka hesabı bilgilerini ve diğer bilgileri kontrol ederek sözleşmeyi Erasmus Koordinatörlüğünün bildirdiği şekilde imzalamalıdır.
5. Turna Portal Üzerinden Vize Yazısı Alma Kılavuzu
Bu kılavuz, değerlendirme ve yerleştirme işlemleri tamamlanan personelin Turna Portal üzerinden vize yazısını nasıl oluşturabileceğini açıklamaktadır.
Vize yazısı, Turna Portal’daki “Başvurularım” bölümünde ilgili başvurunun yanında bulunan vize yazısı oluşturma butonu kullanılarak alınabilir. Sistem üzerinden 24 saat içerisinde en fazla bir belge oluşturulabilir. Oluşturulan belgede doğrulama amacıyla karekod bulunmaktadır.
Değerlendirme ve yerleştirme süreci tamamlandığı hâlde vize yazısı oluşturma butonunun görünmemesi veya oluşturulan belgede eksik ya da hatalı bilgi bulunması durumunda Erasmus Koordinatörlüğüyle iletişime geçilmelidir.
C. Hareketlilik Sonrasında Tamamlanması Gereken Belgeler
1. Personel Eğitim Alma Hareketliliği Katılım Belgesi – Certificate of Attendance
Personelin Erasmus+ Personel Eğitim Alma Hareketliliğini gerçekleştirdiğini ve faaliyetin fiilî başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
Belge, hareketliliğin sonunda ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve kurumun uygulamasına göre mühür veya kaşe ile onaylanmalıdır. Belgede yer alan tarihler, personelin fiilen gerçekleştirdiği hareketlilik süresini göstermelidir.
Katılım Belgesi, hareketlilik tamamlandıktan sonra Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
2. Personel Hareketliliği Dönüş Raporu
Personelin gerçekleştirdiği eğitim alma faaliyetini, edindiği mesleki ve kurumsal kazanımları, gözlemlediği iyi uygulamaları, hareketliliğin kurumsal gelişime sağladığı katkıları ve varsa önerilerini değerlendirdiği kurum içi rapordur.
Rapor, hareketlilik tamamlandıktan sonra personel tarafından doldurularak Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
3. Seyahat ve Giriş-Çıkış Belgeleri
Personelin hareketliliği fiilen gerçekleştirdiğini ve seyahat tarihlerini doğrulayan pasaport giriş-çıkış kayıtları, uçuş kartları, biletler, faturalar veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından talep edilen diğer destekleyici belgeler teslim edilmelidir.
Bu belgeler, hareketliliğin gerçekleşen süresinin belirlenmesinde ve varsa nihai hibe tutarının hesaplanmasında kullanılabilir.
4. Erasmus+ Katılımcı Raporu – Participant Report
Hareketlilik tamamlandıktan sonra Avrupa Komisyonu sistemi tarafından katılımcının e-posta adresine çevrim içi Katılımcı Raporu gönderilir.
Personelin, e-postada bulunan bağlantı üzerinden raporu belirtilen süre içerisinde eksiksiz olarak doldurup göndermesi gerekir. Katılımcı Raporunun tamamlanması, hareketlilik sonrası yükümlülüklerden biridir. Bu rapor için ayrıca indirilebilir bir belge doldurulmaz.
D. Özel Durumlarda Kullanılan Belgeler
Personel Hareketliliği Feragat Dilekçesi
Personel Eğitim Alma Hareketliliğine katılmaya hak kazandığı hâlde hareketlilik hakkından vazgeçmek isteyen personel tarafından kullanılır.
Feragat dilekçesinin, ilgili başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen süre içerisinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir. Belirtilen süreden sonra yapılan feragat işlemleri, ilgili ilan ve proje dönemi hükümleri doğrultusunda değerlendirilir.
İndirilebilir Belgeler
Yukarıda açıklanan belge, form ve kılavuzların Word ve/veya PDF dosyalarına sayfanın alt bölümünde yer alan dosya listesinden ulaşabilirsiniz.