Projenin Yürütülmesi ve İzlenmesi
Projenin kabul edilmesiyle birlikte başvuru aşamasında verilen taahhütler, sözleşme hükümleri ve fon sağlayıcının kuralları uygulama sürecinin temelini oluşturur. Projenin faaliyetleri kadar bütçe, belge, raporlama, görünürlük ve zaman yönetiminin de düzenli biçimde takip edilmesi gerekir.
Projeler Ofis Direktörlüğü; proje yürütücüsü, akademik birimler ve ilgili idari birimler arasındaki koordinasyonu destekler. Mali İşler, Satın Alma, Hukuk, İnsan Kaynakları veya Kurumsal İletişim birimlerinin görevlerini devralmaz.
1. Sözleşmenin İncelenmesi ve Başlangıç Toplantısı
Proje başlangıcında aşağıdaki konular gözden geçirilir:
- Sözleşme ve hibe koşulları
- Projenin amaçları ve beklenen çıktıları
- İş paketleri, faaliyetler ve kilometre taşları
- Proje ekibinin görev ve sorumlulukları
- Bütçe kalemleri ve ödeme takvimi
- Satın alma ve hizmet alımı ihtiyaçları
- Teknik ve mali raporlama tarihleri
- Görünürlük ve iletişim yükümlülükleri
- Fikri haklar, veri yönetimi ve etik izinler
- Önemli riskler ve alınacak tedbirler
Başlangıç toplantısı sonunda görev dağılımı, takvim ve alınan kararlar kayıt altına alınır.
2. Uygulama ve Takvim Takibi
Faaliyetler, sözleşmede ve başvuru dosyasında belirtilen iş paketleri doğrultusunda yürütülür. Çıktılar, teslim tarihleri, görevler ve kilometre taşları düzenli olarak izlenir. Gecikme veya sapma ihtimali erken aşamada değerlendirilerek gerekli önlemler alınır.
3. Bütçe ve Satın Alma Süreçleri
Her harcamanın proje amacı, bütçe kalemi ve fon sağlayıcının uygunluk kurallarıyla ilişkili olması gerekir. Harcama yapılmadan önce;
- Giderin bütçede bulunup bulunmadığı
- Maliyet türünün uygunluğu
- Satın alma veya hizmet alımı yöntemi
- Gerekli onay ve belgeler
- Ödeme ve raporlama yöntemi
ilgili idari birimlerle kontrol edilmelidir.
4. Belge ve Kanıt Yönetimi
Proje faaliyetlerine ilişkin kayıtlar düzenli tutulmalıdır. Projenin niteliğine göre aşağıdaki belgeler saklanır:
- Sözleşmeler, protokoller ve onay yazıları
- Toplantı gündemleri ve tutanakları
- Katılımcı ve imza listeleri
- Görevlendirme ve seyahat belgeleri
- Fatura, dekont ve harcama kanıtları
- Satın alma ve hizmet alımı belgeleri
- Fotoğraf, video ve görünürlük materyalleri
- Eğitim, yayın, rapor, yazılım ve diğer proje çıktıları
- Ortaklardan alınan teknik ve mali belgeler
Belgeler, ilgili faaliyet ve iş paketiyle ilişkilendirilerek arşivlenmelidir.
5. Risk ve Değişiklik Yönetimi
Takvim, bütçe, ekip, ortaklık veya faaliyetlerde ortaya çıkan önemli değişiklikler kayıt altına alınır. Fon sağlayıcının ön onayını gerektiren değişiklikler, uygulamaya alınmadan önce ilgili süreç izlenerek yazılı onay alınır.
6. Teknik Raporlama
Teknik rapor; gerçekleştirilen faaliyetleri, üretilen çıktıları, ulaşılan göstergeleri ve karşılaşılan sorunları açıklar. Teknik içeriğin hazırlanmasından proje yürütücüsü sorumludur.
Projeler Ofis Direktörlüğü; rapor formatı, teslim tarihi, çıktı kanıtları, ortak belgeleri, görünürlük şartları ve portal işlemleri bakımından destek sağlar.
7. Mali Raporlama
Mali raporlama, proje bütçesinin sözleşme ve fon kurallarına uygun kullanıldığını gösterir. Mali İşler ve ilgili birimlerle koordinasyon içinde;
- Harcama belgeleri ve ödeme kanıtları
- Bütçe gerçekleşmeleri
- Personel ve hizmet alımı ödemeleri
- Seyahat ve görevlendirme giderleri
- Ortaklara yapılan aktarımlar
- Kalan bütçe ve ödeme durumu
kontrol edilir.
8. Görünürlük ve Yaygınlaştırma
Fon sağlayıcının logo, finansman bildirimi ve iletişim kurallarına uyulur. Proje haberleri, etkinlikleri ve çıktıları Kurumsal İletişim birimiyle koordinasyon içerisinde üniversitenin uygun iletişim kanallarında paylaşılır.
9. Proje Kapanışı
Kapanış aşamasında;
- Nihai teknik ve mali raporlar
- Çıktı ve teslimlerin tamamlanma durumu
- Nihai ödeme ve kalan bütçe
- Ortaklardan alınması gereken belgeler
- Sözleşme yükümlülükleri
- Yayın ve görünürlük çalışmaları
- Öğrenilmiş dersler ve başarı hikâyesi
- Proje arşiv dosyası
kapanış kontrol listesiyle doğrulanır.
Fikri mülkiyet, yazılım, veri seti, tasarım, prototip veya ticarileşme potansiyeli taşıyan çıktılar değerlendirilmek üzere Teknoloji Transfer Ofisine bildirilir.