Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği Belgeleri
Bu sayfada, Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliğine başvuracak veya hareketliliğe katılmaya hak kazanan öğrencilerin başvuru aşamasında, hareketlilik öncesinde, hareketlilik sırasında ve hareketlilik sonrasında kullanmaları gereken belge, form ve kılavuzlar yer almaktadır.
Sayfada bulunan bütün belgelerin her öğrenci tarafından doldurulması gerekmemektedir. Kullanılacak belgeler; öğrencinin başvuru ve seçim durumu, hibelendirme şekli, staj yapılacak ülke, ev sahibi kurum veya kuruluş ve ilgili proje dönemi dikkate alınarak belirlenir.
Önemli Not: Bu sayfada yer alan bazı belgeler, Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği ve Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği kapsamında ortak olarak kullanılmaktadır. Öğrencilerin belgelerde ilgili hareketlilik türünü doğru şekilde belirtmeleri gerekmektedir.
Hibe Sözleşmesi gibi öğrenciye özel düzenlenmesi gereken belgeler, ilgili proje dönemi ve onaylanan hareketlilik bilgileri esas alınarak Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Öğrencilerin bu belgeleri Koordinatörlüğün bilgisi dışında doldurmaması gerekmektedir.
- Turna Portal Bireysel Başvuru Kılavuzu için tıklayınız.
- Turna Portal üzerinden vize yazısı alma kılavuzu için tıklayınız.
A. Başvuru Aşamasında Kullanılan Belgeler
1. Turna Portal Bireysel Başvuru Kılavuzu
Türkiye Ulusal Ajansı tarafından hazırlanan bu kılavuz; Turna Portal’a e-Devlet üzerinden giriş yapılması, kurum tarafından yayımlanan ilanların görüntülenmesi, bireysel başvurunun tamamlanması ve başvuru durumunun takip edilmesi süreçlerini açıklamaktadır.
Başvuru bilgilerinde değişiklik yapılması hâlinde, başvurunun güncel bilgilerle yeniden tamamlandığından emin olunmalıdır.
2. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Açık Rıza Beyan Formu – Türkçe/İngilizce
Öğrencinin Erasmus+ başvuru ve hareketlilik süreçlerinde gerekli kişisel verilerinin ilgili mevzuat kapsamında işlenmesine ilişkin bilgilendirme ve açık rıza işlemlerinde kullanılır.
Belge, Erasmus Koordinatörlüğünün yönlendirmesi doğrultusunda öğrenci tarafından incelenmeli, eksiksiz doldurulmalı ve imzalanmalıdır.
3. Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği İtiraz Dilekçesi
Başvuru veya seçim sonuçlarına ilişkin itirazda bulunmak isteyen öğrenciler tarafından kullanılır.
İtiraz dilekçesinin, ilgili ilan veya sonuç duyurusunda belirtilen süre içerisinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.
B. Hareketlilik Öncesinde Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
1. Erasmus+ Staj Hareketliliği Kabul Mektubu – Acceptance Letter
Öğrencinin Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında staj yapacağı ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından kabul edildiğini gösterir.
Kabul mektubunda öğrencinin adı ve soyadı, ev sahibi kurum veya kuruluşun adı, stajın gerçekleştirileceği birim, stajın başlangıç ve bitiş tarihleri ile faaliyetin Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında gerçekleştirileceği açıkça belirtilmelidir.
Belge, ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve kurumun uygulamasına göre kaşe veya mühürle onaylanmalıdır. Ev sahibi kuruluşun kendi kabul mektubu formatı bulunuyorsa bu format da kullanılabilir.
2. Staj Hareketliliği Öğrenim Anlaşması – Learning Agreement for Traineeships
Öğrencinin gerçekleştireceği staj faaliyetinin içeriğini, amaçlarını, görevlerini, çalışma programını, kazanması beklenen bilgi ve becerileri, izleme sürecini ve değerlendirme yöntemlerini düzenleyen temel belgedir.
Belge, hareketlilik başlamadan önce öğrenci tarafından ev sahibi kurum veya kuruluşla koordineli olarak hazırlanmalı; öğrenci, Ankara Bilim Üniversitesi ve ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından onaylanmalıdır.
Belgedeki bütün zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalı ve gerekli onaylar hareketlilik başlamadan önce tamamlanmalıdır.
3. Erasmus+ Öğrenci Taahhütnamesi – Türkçe/İngilizce
Öğrencinin Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamındaki hakları, sorumlulukları, teslim etmesi gereken belgeler, hibenin kullanım koşulları ve hareketlilik sonrasındaki yükümlülükleri hakkında bilgilendirildiğini gösterir.
Taahhütname, Erasmus Koordinatörlüğünün yönlendirmesi doğrultusunda öğrenci tarafından okunmalı, doldurulmalı ve imzalanmalıdır.
4. Erasmus+ Öğrenci Hibe Sözleşmesi – Türkçe/İngilizce
Hibeli veya hibesiz olarak hareketliliğe katılacak öğrencinin hareketlilik süresini, mali destek durumunu, ödeme koşullarını ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler.
Hibe Sözleşmesi, ilgili proje dönemine ait güncel şablon ve onaylanan hareketlilik bilgileri esas alınarak Erasmus Koordinatörlüğü tarafından öğrenciye özel hazırlanır. Öğrencilerin internet sayfasında yer alan boş sözleşme şablonunu kendi başlarına doldurmaması gerekmektedir.
Öğrenci; kendisi için hazırlanan sözleşmedeki kişisel bilgileri, staj tarihlerini, hibe tutarını, banka hesabı bilgilerini ve diğer hükümleri kontrol ederek sözleşmeyi Erasmus Koordinatörlüğünün bildirdiği şekilde imzalamalıdır.
5. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Açık Rıza Beyan Formu – Türkçe/İngilizce
Belge, daha önce teslim edilmemiş olması veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından yeniden talep edilmesi hâlinde öğrenci tarafından doldurularak imzalanmalıdır.
6. Sigorta Belgeleri
Erasmus+ Staj Hareketliliğine katılacak öğrencinin hareketlilik süresini kapsayan sağlık sigortası ile staj faaliyeti bakımından gerekli kaza ve mali sorumluluk sigortalarına sahip olması gerekmektedir.
Sigortaların hangi tarafça karşılanacağı, Staj Hareketliliği Öğrenim Anlaşmasında açıkça belirtilmelidir. Ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından karşılanmayan sigortaların öğrenci tarafından yaptırılması ve poliçe örneklerinin hareketlilik öncesinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir.
Sigortaların kapsamı konusunda işlem yapılmadan önce Erasmus Koordinatörlüğüne danışılmalıdır.
7. Pasaport ve Vize Belgeleri
Öğrencinin pasaportunun kimlik bilgilerinin yer aldığı sayfanın ve vizeye tabi ülkelere gerçekleştirilecek hareketliliklerde alınan vizenin bir örneği Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
Vize uygulamaları ülkelere göre değişebileceğinden öğrencilerin güncel koşulları ilgili ülkenin yetkili makamlarından takip etmesi gerekmektedir.
8. Banka Hesap Bilgileri
Hibe ödemesinin yapılabilmesi için öğrencinin kendi adına açılmış avro hesabına ilişkin banka hesap bilgilerini Erasmus Koordinatörlüğüne teslim etmesi gerekmektedir.
Hesap sahibinin öğrenci olması ve IBAN bilgilerinin eksiksiz bildirilmesi zorunludur.
9. OLS/EU Academy Dil Belgesi
İlgili proje dönemi veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından talep edilmesi hâlinde, EU Academy üzerinden tamamlanan dil değerlendirmesine ilişkin belge teslim edilmelidir.
10. Vize Yazısı
Başvuru ve yerleştirme işlemleri tamamlanan öğrenci, vize işlemlerinde kullanacağı yazıyı Turna Portal üzerinden oluşturabilir.
Belgede doğrulama amacıyla bir QR kod yer almaktadır. Değerlendirme ve yerleştirme işlemleri tamamlandığı hâlde vize yazısı oluşturma butonunun görünmemesi veya oluşturulan belgede eksik ya da hatalı bilgi bulunması durumunda Erasmus Koordinatörlüğüyle iletişime geçilmelidir.
C. Hareketlilik Sırasında Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
1. Varış Belgesi – Confirmation of Arrival
Öğrencinin ev sahibi kurum veya kuruluşta staj faaliyetine başladığını ve fiilî başlangıç tarihini gösterir.
Belge, hareketlilik başladıktan sonra ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisine imzalatılmalı ve Erasmus Koordinatörlüğünün bildirdiği süre içerisinde gönderilmelidir.
2. Staj Hareketliliği Öğrenim Anlaşmasında Değişiklik – During the Mobility
Staj programında, görevlerde, sorumlu kişilerde, hareketlilik tarihlerinde veya daha önce onaylanan diğer bilgilerde değişiklik olması hâlinde Öğrenim Anlaşmasının “During the Mobility” bölümü doldurulmalıdır.
Planlanan değişiklikler uygulanmadan önce Erasmus Koordinatörlüğüne bildirilmelidir. Değişikliklerin öğrenci, Ankara Bilim Üniversitesi ve ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından onaylanması gerekmektedir.
3. Staj Süresi Uzatma Dilekçesi
Hareketlilik süresini uzatmak isteyen öğrenciler tarafından kullanılır.
Süre uzatma talebi, mevcut hareketlilik süresi sona ermeden önce Erasmus Koordinatörlüğüne iletilmeli; ev sahibi kurum veya kuruluşun ve Ankara Bilim Üniversitesinin onayı alınmalıdır. Süre uzatımının hibeli veya hibesiz olarak uygulanması, mevcut bütçe ve ilgili proje dönemi kuralları doğrultusunda değerlendirilir.
4. Ek Hibe Talep Dilekçesi
Ek hibe desteğinden yararlanma koşullarını taşıyan öğrenciler tarafından, gerekli destekleyici belgelerle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilir.
Talebin uygunluğu, ilgili proje dönemine ait kurallar ve öğrencinin sunduğu belgeler doğrultusunda değerlendirilir.
D. Hareketlilik Sonrasında Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
1. Staj Sertifikası – Traineeship Certificate / After the Mobility
Öğrencinin Erasmus+ Staj Hareketliliğini tamamladığını ve stajın fiilî başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
Belgede öğrencinin gerçekleştirdiği görevler, edindiği bilgi ve beceriler ile staj performansına ilişkin değerlendirme yer almalıdır. Belge, ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkili temsilcisi tarafından doldurulmalı, imzalanmalı ve kurumun uygulamasına göre kaşe veya mühürle onaylanmalıdır.
Staj Sertifikası, Staj Hareketliliği Öğrenim Anlaşmasının “After the Mobility” bölümünde bulunuyorsa ilgili bölüm eksiksiz olarak tamamlanmalıdır.
2. Pasaport Giriş-Çıkış Kayıtları
Öğrencinin hareketliliği fiilen gerçekleştirdiğini ve seyahat tarihlerini doğrulamak amacıyla pasaport giriş-çıkış sayfaları veya e-Devlet üzerinden alınan Yurda Giriş/Çıkış Belgesi Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
3. Seyahat Belgeleri
Uçuş kartları, biletler, faturalar veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından talep edilen diğer destekleyici seyahat belgeleri teslim edilmelidir.
Bu belgeler, hareketliliğin gerçekleşen süresinin doğrulanmasında ve gerekli olması hâlinde nihai hibe tutarının belirlenmesinde kullanılabilir.
4. Staj Raporu
Öğrencinin gerçekleştirdiği staj faaliyetlerini, edindiği bilgi ve becerileri, mesleki kazanımlarını ve hareketliliğe ilişkin değerlendirmelerini içeren rapordur.
İlgili akademik birim veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından talep edilmesi hâlinde belirtilen formatta hazırlanarak teslim edilmelidir.
5. Staj Değerlendirme Formu
Öğrencinin staj sürecindeki çalışmaları ve performansının ev sahibi kurum veya kuruluş tarafından değerlendirilmesi amacıyla kullanılır.
Erasmus Koordinatörlüğü veya ilgili akademik birim tarafından talep edilmesi hâlinde, ev sahibi kurum veya kuruluşun yetkilisine doldurtularak teslim edilmelidir.
6. Erasmus+ Katılımcı Raporu – Participant Report
Hareketlilik tamamlandıktan sonra Avrupa Komisyonunun sistemi tarafından öğrencinin e-posta adresine çevrim içi Katılımcı Raporu gönderilir.
Öğrencinin, e-postada bulunan bağlantı üzerinden raporu belirtilen süre içerisinde eksiksiz olarak doldurup göndermesi gerekmektedir. Katılımcı Raporunun tamamlanması, hareketlilik sonrası yükümlülüklerden biridir. Bu rapor için ayrıca indirilebilir bir form bulunmamaktadır.
7. Akademik Tanınma İçin Talep Edilen Belgeler
Staj hareketliliğinin akademik tanınma işlemleri, onaylanan Staj Hareketliliği Öğrenim Anlaşması ve Staj Sertifikası esas alınarak ilgili akademik birimler tarafından yürütülür.
Stajın zorunlu, gönüllü veya mezuniyet sonrası gerçekleştirilmesine göre uygulanacak tanınma işlemleri değişebilir. Öğrencinin, Erasmus Koordinatörlüğü veya ilgili bölüm koordinatörü tarafından talep edilen belgeleri eksiksiz olarak teslim etmesi gerekmektedir.
E. Özel Durumlarda Kullanılan Belgeler
1. Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Feragat Dilekçesi – Türkçe/İngilizce
Erasmus+ Staj Hareketliliğine katılmaya hak kazandığı hâlde hareketlilik hakkından vazgeçmek isteyen öğrenciler tarafından kullanılır.
Dilekçenin ilgili başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen süre içerisinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir. Süresi dışında yapılan feragat işlemleri, ilgili ilan ve proje dönemi hükümleri doğrultusunda değerlendirilir.
2. Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği İtiraz Dilekçesi
Başvuru veya seçim sonuçlarına ilişkin itirazda bulunmak isteyen öğrenciler tarafından kullanılır.
İtirazın ilan edilen süre içerisinde, gerekçesi ve varsa destekleyici belgeleriyle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne iletilmesi gerekmektedir.
3. Staj Süresi Uzatma Dilekçesi
Öğrencinin onaylanan staj hareketliliği süresini uzatmak istemesi durumunda kullanılır. Talebin, hareketlilik sona ermeden önce Erasmus Koordinatörlüğüne iletilmesi gerekmektedir.
4. Ek Hibe Talep Dilekçesi
İlgili proje döneminde belirlenen ek hibe desteği koşullarını taşıyan öğrenciler tarafından kullanılır. Talep, gerekli destekleyici belgelerle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne sunulmalıdır.
İndirilebilir Belgeler
Yukarıda açıklanan belge, form ve kılavuzların Türkçe ve/veya İngilizce Word ve PDF sürümlerine sayfanın alt bölümünde bulunan dosya listesinden ulaşabilirsiniz.