مهام وصلاحيات السكرتير الخاص
- ضمان بيئة عمل فعّالة وكفؤة لمكتب رئيس الجامعة، وإعداد جدول عمل يومي وفقًا للتعليمات، وتنظيم اجتماعاته، وتنظيم البعثات المحلية والدولية، وضمان تنفيذ خدمات التمثيل والبروتوكول.
- ضمان الاستخدام الأمثل لوقت رئيس الجامعة المحدود من خلال ضمان جدول مواعيد مناسب.
- نيابة عن رئيس الجامعة، ضمان الاستخدام الأمثل للمناسبات الدينية والوطنية. تحديد الإجراءات الواجب اتباعها في إعداد وإرسال بطاقات التهنئة بالأعياد والمناسبات الخاصة، وتقديم الدعم لمديرية الصحافة والعلاقات العامة.
- تحديد الإجراءات الواجب اتباعها على الوثائق المحالة إلى مديرية السكرتير الخاص.
- إعداد أغلفة المجلدات والفواصل للملفات المعدة وفقًا لخطة الملفات القياسية لأرشفة الوثائق الواردة أو المرسلة من مديرية السكرتير الخاص. لتحديد،
- يتولى رئيس الجامعة ونائبوه مسؤولية جميع الأمور، بما في ذلك دعم إدارة الصحافة والعلاقات العامة في شؤون المراسم والزيارات والاحتفالات.
- أداء أي مهام أخرى يكلفه بها رئيس الجامعة.
- تنفيذ أعمال المكتب وإجراءاته، وإعلان أوامره وتعليماته ومتابعتها للجهات المعنية، والحصول على المعلومات والوثائق المطلوبة من داخل المؤسسة وخارجها وتقديمها في الوقت المناسب إلى المكتب.
- الرد على جميع المكالمات الهاتفية الموجهة إلى مكتب رئيس الجامعة وتحويل طلبات المواعيد.
- مراقبة ومتابعة عمل الوحدات وفقًا لأوامر مكتب رئيس الجامعة.
- التوقيع لدى المكتب. مراجعة المراسلات المقدمة وفقًا لقواعد المراسلات، والتأكد من إجراء أي تصحيحات ضرورية، وإرسال الوثائق الموقعة أو المحالة أو المكتملة إلى الجهات المعنية.
- إجراء إجراء البحوث والتحقيقات بشأن المسائل التي يطلبها المكتب أو تُرفع إليه، وتقديم المعلومات والوثائق الإضافية.
- إجراء المراسلات الداخلية الروتينية المتعلقة بوحدة السكرتارية الخاصة؛ والتعامل مع مسائل التسجيل والإحالة والحفظ والمتابعة، بالإضافة إلى تهنئة المكتب وشكرهم وتعازيهم، وما إلى ذلك. إجراء المراسلات.
- إعداد تقرير نشاط الوحدة لوحدة السكرتارية الخاصة.
- توزيع مهام الموظفين العاملين في وحدة السكرتارية الخاصة والإشراف عليها من قِبل مدير السكرتارية الخاصة، وتنظيم عملهم، والقيام بالأعمال اللازمة لرفع كفاءتهم، وتدريبهم وتثقيفهم.
- ضمان تنظيم وترتيب أرشيف وحدة السكرتارية الخاصة، والتأكد من حفظ وأرشفة جميع المراسلات والوثائق السرية التي يلزم حفظها بطريقة منظمة.