مهام قسم شؤون الطلاب
- إصدار شهادات الطلاب وكشوف الدرجات،
- إصدار كشوف الدرجات،
- إصدار وإصدار شهادات التخرج المؤقتة لمن وافق مجلس الإدارة على تخرجهم،
- إجراءات تخريج الطلاب وحفظ ملفاتهم في الأرشيف،
- إعداد وثائق الطلاب الأجانب للحصول على تصاريح الإقامة،
- إرسال طلبات تعليق التسجيل إلى الجهات المعنية،
- إفراج الطلاب، وإرسال وثائق الملحق ج2 إلى مكاتب التجنيد العسكري،
- معالجة درجات الطلاب الذين لديهم أخطاء مادية على الحاسوب،
- معالجة فترات إجازات الطلاب الذين أوقفوا تسجيلهم على الحاسوب،
- إخطار عنوان الطالب الذي أوقف تسجيله،
- معالجة فترات العقوبات للطلاب الذين صدرت بحقهم عقوبات تأديبية على الحاسوب،
- إصدار خطابات الحالة التأديبية للطلاب الذين يطلبونها،
- جمع وثائق تسجيل الطلاب المسجلين لدى SYM، وإكمال تسجيلهم النهائي، وإصدار بطاقات هويتهم،
- تنظيم الملفات بعد التسجيل النهائي واستكمال أي وثائق مفقودة.
- معالجة الوثائق المفقودة للطلاب المسجلين.
- إرسال وثائق الملحق C2 للطلاب الذكور المسجلين إلى مكاتب التجنيد العسكري.
- إرسال طلبات الطلاب المسجلين الراغبين في الإعفاء من المقررات الدراسية التي سبق دراستها في مؤسسات التعليم العالي الأخرى إلى الوحدات المعنية.
- معالجة المقررات الدراسية التي تم إعفاؤها بقرار من مجلس الإدارة المختص على الحاسوب،
- إعداد الوثائق التي يطلبها الطلاب الراغبون في التحويل.
- استلام وثائق الطلبة الراغبين بالتحويل وإرسالها إلى الوحدات المعنية.
- اعتماد التحويلات الأفقية من قبل مجلس الإدارة. إخطار المقبولين، وتسجيلهم، وطلب ملفاتهم الشخصية من جامعاتهم.
- معالجة تحويل الدرجات للطلاب المبتعثين إلى الخارج عبر برنامج إيراسموس على الحاسوب.
- تسجيل القادمين من الخارج عبر برنامج إيراسموس على الحاسوب، وإصدار تصاريح الإقامة، وتسجيل المقررات الدراسية التي سيدرسونها.
- تسجيل القادمين عبر برنامج الفارابي على الحاسوب.
- تقديم الاستشارات الطلابية في شؤون الطلاب شخصيًا أو عبر الهاتف.
- تعيين مستشارين للطلاب الجدد.
- إعداد قائمة بالخريجين المحتملين.
- إجراء المراسلات الداخلية والخارجية.
- بشأن الخريجين والطلاب الذين تم إلغاء تسجيلهم. معالجة معاملات الطلاب وأرشفة ملفاتهم، وإرسال طلبات الالتحاق ببرامج التخصصين الرئيسي والفرعي إلى الوحدات المعنية، وتسجيل المقبولين في برامج التخصصين الرئيسي والفرعي، وإدارة الرسوم الدراسية للطلاب الحاصلين على اعتمادات مساهمة. إبلاغ إدارة الاستراتيجية والتطوير باسترداد الرسوم،
- إرسال جداول المقررات الدراسية إلى الوحدات المعنية للموافقة عليها،
- تحديث جداول المقررات الدراسية المعتمدة على الحاسوب،
- معالجة تسجيل الطلاب، والالتحاق بالمقررات الدراسية، وإصدار الشهادات الدراسية، والهوية، والتأجيل، وكشف الدرجات، وتجميد التسجيل، والفصل، والنقل الأفقي، والإعفاء، والمنح الدراسية، والتخرج المؤقت، والدبلوم، وما إلى ذلك.
- تنفيذ الأعمال والإجراءات ذات الصلة، وإعداد الوثائق،
- إدارة واجبات المقررات الدراسية وإدخال جداول المقررات في النظام،
- طلب من الأقسام تحديث قوائم المرشدين الطلابيين في بداية العام الدراسي وإضافة القائمة المحدثة إلى النظام، ومراقبة موافقات المرشدين،
- إدخال درجات الطلاب الذين يدرسون في جامعات أخرى في إطار برنامجي إيراسموس وفارابي،
- طلب من الأقسام طرح مقررات دراسية مقترحة خارج نطاق التخصص في بداية كل فصل دراسي وإضافتها إلى نظام المنح الدراسية KYK: لضمان تحديث النظام بسجلات الدرجات، وإرسال قوائم الخدمة العسكرية وKYK للطلاب الذين ألغيت تسجيلاتهم وتخرجوا، وإعلان جداول امتحانات الأقسام، وإخطار الطلاب، وإدخال المعدلات في النظام، وإبلاغ الأقسام والطلاب المعنيين بقرارات مجلس الإدارة بشأن الطلاب الذين لا يمكنهم أداء الامتحانات بعذر، والإعلان عن امتحانات المقرر الواحد، وتقديم الطلبات، واتخاذ الإجراءات الأخرى، والإعلان عن قوائم الطلاب الراسبين بسبب الغياب عن الأقسام قبل الامتحانات النهائية، والامتحانات المطلوبة للتخرج ورفع الدرجات.إجراء الدراسات،
- تنظيم معدلات النجاح في نهاية كل فصل دراسي،
- إصدار الإعلانات المتعلقة بالطلاب،
- توقيع أعضاء هيئة التدريس على نسخ السجلات المطبوعة إلكترونيًا في نهاية كل فصل دراسي وحفظها بشكل صحيح،
- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بمجلس الطلاب وتمثيله في الكلية،
- إعداد التقويم الأكاديمي،
- القيام بالأعمال التحضيرية المتعلقة بحصص الطلاب المقبولين في الكلية،
- إجراء جميع أنواع الأعمال المتعلقة بالطلاب،
- أرشفة الوثائق بشكل صحيح،
- تحديد الطلاب الناجحين في البرامج،
- مراقبة إدخال معلومات الطلاب ودرجاتهم في النظام الآلي،
- إدخال معلومات أقسام الفصول والمدرسين الذين سيُدرِّسون المقرر في قاعدة بيانات الموقع الإلكتروني قبل مواعيد تسجيل المقررات،
- مراقبة المعلومات المُحمَّلة مراجعة المناهج الدراسية وتصحيح أي أخطاء،
- إعداد وثائق الطلاب الأجانب لإرسالها إلى الشرطة والتأكد من تنظيم ملفاتهم،
- مراجعة ملفات التسجيل الجديدة وتصحيح أي نواقص،
- إجراءات المدرسة الصيفية،
- التنسيق مع مكتب الشؤون المالية بشأن إجراءات التدريب،
- إجراءات التأديب والتحقيق مع الطلاب،
- السعي إلى العمل بتناغم مع الوحدات الأخرى لضمان كفاءة العمل وراحة البال،
- فيما يتعلق بمسؤولية الكلية في إعداد التقارير ذات الصلة والإحصاءات التي تشكل أساسًا لها؛
- إبلاغ كبار المديرين بالأعمال والمعاملات المُنجزة، وشرح أي عمل لا يمكن إنجازه مع تقديم المُبررات.
- إخطار الحصص (التحويل الأفقي، والتحويل الرأسي، والطلاب الأجانب، وطلاب الجامعات).
- متابعة إجراءات YÖK وOSYM وتنفيذها وفقًا للتشريعات.
- إنشاء نظام معلومات شؤون الطلاب وفقًا للتقويم الأكاديمي.
- إجراء وتحديث إجراءات YÖKSİS.
- توفير المنح الدراسية للطلاب.
- مراقبة إجراءات الطلاب.
- إجراء إجراءات ترقية الدرجات في نهاية كل عام.
- التحديث المستمر لنظام معلومات شؤون الطلاب والاستجابة الفورية لأي مشاكل.
- جمع وأرشفة وثائق الامتحانات بالكامل في نهاية كل فصل دراسي.