اجرا و پایش پروژه
پس از پذیرش پروژه، تعهدات درخواست، مفاد قرارداد و مقررات تأمین‌کننده مالی مبنای اجرا قرار می‌گیرد. فعالیت‌ها، بودجه، اسناد، گزارش‌دهی، اطلاع‌رسانی و زمان‌بندی باید منظم پایش شوند.
مدیریت دفتر پروژه‌ها از هماهنگی میان مدیر پروژه و واحدهای علمی و اداری حمایت می‌کند، اما جایگزین مسئولیت‌های تخصصی آن‌ها نمی‌شود.
1. بررسی قرارداد و جلسه آغاز
قرارداد، اهداف، خروجی‌ها، بسته‌های کاری، مسئولیت‌ها، بودجه، پرداخت‌ها، خرید، گزارش‌دهی، اطلاع‌رسانی، مالکیت فکری، مدیریت داده، مجوزهای اخلاقی و ریسک‌ها بررسی و تصمیم‌ها ثبت می‌شوند.
2. اجرا و پایش زمان‌بندی
فعالیت‌ها بر اساس بسته‌های کاری مصوب اجرا می‌شوند. خروجی‌ها، مهلت‌ها، مسئولیت‌ها و نقاط عطف پایش و تأخیرها یا انحراف‌ها در مراحل اولیه مدیریت می‌شوند.
3. بودجه و خرید
پیش از هر هزینه، ارتباط آن با پروژه، وجود ردیف بودجه، مجاز بودن هزینه، روش خرید، تأییدها و اسناد لازم با واحدهای مربوط بررسی می‌شود.
4. مدیریت اسناد و شواهد
قراردادها، صورت‌جلسات، فهرست شرکت‌کنندگان، اسناد مأموریت و سفر، فاکتورها، مدارک پرداخت، اسناد خرید، تصاویر، مواد اطلاع‌رسانی، خروجی‌ها و مدارک شرکا نگهداری و به فعالیت و بسته کاری مربوط متصل می‌شوند.
5. مدیریت ریسک و تغییر
تغییرات مهم در زمان‌بندی، بودجه، تیم، شرکا یا فعالیت‌ها ثبت می‌شوند. در صورت نیاز به تأیید قبلی، مجوز کتبی تأمین‌کننده پیش از اجرای تغییر اخذ می‌شود.
6. گزارش‌دهی فنی
مدیر پروژه محتوای فنی شامل فعالیت‌ها، خروجی‌ها، شاخص‌ها و مشکلات را آماده می‌کند. دفتر پروژه‌ها در زمینه قالب، مهلت، شواهد، مدارک شرکا، اطلاع‌رسانی و سامانه حمایت ارائه می‌دهد.
7. گزارش‌دهی مالی
اسناد هزینه، پرداخت‌ها، تحقق بودجه، هزینه‌های کارکنان و خدمات، سفرها، انتقال به شرکا، مانده بودجه و وضعیت پرداخت با واحدهای مرتبط بررسی می‌شود.
8. اطلاع‌رسانی و انتشار نتایج
مقررات لوگو، اعلام حمایت مالی و ارتباطات رعایت می‌شود. اخبار، فعالیت‌ها و خروجی‌های پروژه با هماهنگی واحد ارتباطات سازمانی منتشر می‌شوند.
9. خاتمه پروژه
گزارش‌های نهایی، خروجی‌ها، پرداخت‌ها، مانده بودجه، مدارک شرکا، تعهدات، انتشارات، فعالیت‌های اطلاع‌رسانی، درس‌آموخته‌ها و بایگانی با فهرست کنترل خاتمه بررسی می‌شوند.
خروجی‌های دارای مالکیت فکری، نرم‌افزار، مجموعه داده، طراحی، نمونه اولیه یا ظرفیت تجاری‌سازی به دفتر انتقال فناوری ارجاع می‌شوند.