چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه فرایندی یکپارچه است که از شکل‌گیری ایده آغاز می‌شود و تا انتشار نتایج و تبدیل آن‌ها به فعالیت‌های جدید ادامه می‌یابد. مدیریت دفتر پروژه‌ها از آماده‌سازی و پایش پروژه‌ها بر اساس استانداردهای مشخص و ثبت اطلاعات در حافظه سازمانی حمایت می‌کند.
مالکیت علمی و فنی پروژه با پژوهشگر یا مدیر پروژه است. دفتر پروژه‌ها جایگزین محتوای علمی نمی‌شود، بلکه درباره شرایط تأمین مالی، روش، بسته‌های کاری، بودجه، زمان‌بندی، اسناد، گزارش‌دهی و هماهنگی داخلی راهنمایی ارائه می‌دهد.
مراحل چرخه عمر پروژه
1. ایده پروژه: مسئله پژوهشی، هدف، گروه هدف، روش، نتایج مورد انتظار، شرکای موردنیاز و منابع تقریبی تعریف و در فرم ایده پروژه ثبت می‌شود.
2. ارزیابی اولیه: ایده از نظر تناسب با منبع مالی، اولویت‌های دانشگاه، ظرفیت علمی، مدت، نیاز به شریک، بودجه و اثر مورد انتظار بررسی می‌شود.
3. آماده‌سازی درخواست: مدیر پروژه محتوای علمی و فنی را تهیه می‌کند. دفتر پروژه‌ها درباره شرایط فراخوان، قالب، بسته‌های کاری، زمان‌بندی، بودجه و مدارک شرکا حمایت ارائه می‌دهد.
4. تأیید سازمانی: تعهدات مالی و حقوقی، تأمین مالی مشترک، مجوزهای اخلاقی، اشتراک داده، مالکیت فکری، مأموریت کارکنان، نمایندگی سازمانی و امضاها بررسی می‌شود.
5. پذیرش و قرارداد: قرارداد کمک مالی یا مشارکت، بودجه، برنامه پرداخت، مسئولیت‌ها، گزارش‌دهی، مالکیت فکری، الزامات اطلاع‌رسانی، خرید و حسابرسی بررسی می‌شود.
6. اجرا: جلسه آغاز پروژه برگزار و بسته‌های کاری، فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها، بودجه، خرید، منابع انسانی، جلسات و اسناد پشتیبان پایش می‌شود.
7. گزارش‌دهی: مدیر پروژه گزارش فنی را آماده می‌کند. دفتر پروژه‌ها در زمینه قالب، مهلت، شواهد، اسناد مالی، الزامات اطلاع‌رسانی و سامانه درخواست حمایت ارائه می‌دهد.
8. خاتمه: گزارش‌های فنی و مالی، پرداخت نهایی، خروجی‌ها، تعهدات قراردادی، مدارک شرکا، انتشارات و بایگانی با استفاده از فهرست کنترل خاتمه تکمیل می‌شود.
9. اثر و تداوم: نتایج پروژه به انتشار علمی، محتوای آموزشی، پیشنهاد سیاستی، ایده پروژه جدید، همکاری صنعتی یا ارزش اجتماعی تبدیل می‌شود. خروجی‌های دارای ظرفیت مالکیت فکری یا تجاری‌سازی به دفتر انتقال فناوری ارجاع می‌شوند.
مسئولیت‌های اصلی
- پژوهشگر یا مدیر پروژه: محتوای علمی، روش، فعالیت‌ها و خروجی‌های فنی
- مدیریت دفتر پروژه‌ها: استانداردها، راهنمایی، ثبت، بررسی صلاحیت و بودجه، پایش و هماهنگی سازمانی
- واحدهای اداری مرتبط: امور مالی، خرید، حقوقی، منابع انسانی، ارتباطات سازمانی و سایر امور تخصصی