Proje Yaşam Döngüsü
Proje yaşam döngüsü, bir proje fikrinin ortaya çıkmasından proje çıktılarının yaygınlaştırılmasına ve yeni çalışmalara dönüştürülmesine kadar uzanan bütüncül bir süreçtir. Ankara Bilim Üniversitesi Projeler Ofis Direktörlüğü, projelerin belirli standartlar içerisinde hazırlanmasını, izlenmesini ve kurumsal hafızaya aktarılmasını destekler.
Bilimsel ve teknik içeriğin sahibi akademisyen veya proje yürütücüsüdür. Projeler Ofis Direktörlüğü, akademik içeriğin yerine geçmez; fon uygunluğu, yöntem, iş paketi, bütçe, takvim, belge, raporlama ve kurum içi koordinasyon konularında rehberlik sağlar.
Proje Döngüsünün Aşamaları
1. Proje Fikri
Araştırma problemi, projenin amacı, hedef kitlesi, yöntemi, beklenen çıktıları, ihtiyaç duyulan ortaklar ve tahmini kaynak ihtiyacı tanımlanır. Proje fikri standart proje fikir formuyla kayıt altına alınır.
2. Ön Değerlendirme
Proje fikri; fon programına uygunluk, üniversitenin öncelikleri, akademik kapasite, uygulama süresi, ortaklık ihtiyacı, bütçe ve beklenen etki bakımından değerlendirilir.
3. Başvuru Hazırlığı
Bilimsel ve teknik içerik proje yürütücüsü tarafından hazırlanır. Projeler Ofis Direktörlüğü; çağrı rehberi, başvuru formatı, iş paketleri, zaman planı, bütçe, ortak belgeleri ve değerlendirme ölçütleri bakımından destek sağlar.
4. Kurumsal Onay
Başvuru gönderilmeden önce mali yükümlülükler, hukuki taahhütler, eş finansman, etik izinler, veri paylaşımı, fikri haklar, personel görevlendirmesi, kurumsal temsil ve yetkili imza süreçleri kontrol edilir.
5. Kabul ve Sözleşme
Kabul edilen projelerde hibe veya ortaklık sözleşmesi, bütçe, ödeme takvimi, görev dağılımı, raporlama yükümlülükleri, fikri haklar, görünürlük, satın alma ve denetim hükümleri ilgili birimlerle birlikte incelenir.
6. Projenin Uygulanması
Proje başlangıç toplantısı gerçekleştirilir. İş paketleri, faaliyet takvimi, görevler, bütçe, satın alma, insan kaynağı, toplantılar, görünürlük faaliyetleri ve proje kanıtları düzenli biçimde takip edilir.
7. Raporlama
Teknik rapor içeriği proje yürütücüsü tarafından hazırlanır. Projeler Ofis Direktörlüğü; rapor formatı, teslim tarihi, çıktı kanıtları, mali belgeler, görünürlük materyalleri ve portal işlemlerinin takibine destek verir.
8. Proje Kapanışı
Teknik ve mali raporlar, nihai ödeme durumu, proje çıktıları, sözleşme yükümlülükleri, ortak belgeleri, yayınlar, görünürlük faaliyetleri ve arşiv dosyası kapanış kontrol listesiyle tamamlanır.
9. Etki ve Süreklilik
Proje çıktılarının akademik yayına, eğitim içeriğine, politika önerisine, yeni proje fikrine, sanayi iş birliğine veya toplumsal faydaya dönüşmesi desteklenir. Fikri mülkiyet veya ticarileşme potansiyeli taşıyan çıktılar Teknoloji Transfer Ofisine yönlendirilir.
Temel Sorumluluk Dağılımı
- Akademisyen veya proje yürütücüsü: Bilimsel içerik, yöntem, faaliyetler ve teknik çıktılardan sorumludur.
- Projeler Ofis Direktörlüğü: Standartlar, rehberlik, kayıt, bütçe ve uygunluk kontrolü, izleme, raporlama ve kurumsal koordinasyonu destekler.
- İlgili idari birimler: Mali işlemler, satın alma, hukuk, insan kaynakları, kurumsal iletişim ve diğer uzmanlık alanlarındaki işlemleri yürütür.