از ایده پروژه تا ارسال درخواست
آماده‌سازی پیش از درخواست یکی از مهم‌ترین مراحل موفقیت پروژه است. ایده باید با منبع مالی مناسب تطبیق داده شود و از نظر هدف، روش، مشارکت، بودجه، مدت و نتایج مورد انتظار به ساختاری واقع‌بینانه برسد.
مدیریت دفتر پروژه‌ها بدون جایگزین شدن با مالکیت علمی ایده، از این فرایند حمایت می‌کند.
1. تعریف ایده پروژه
مسئله یا نیاز، اهداف، گروه هدف، روش، فعالیت‌ها، خروجی‌ها، شرکای لازم، مدت و منابع تقریبی و سهم پروژه در دانشگاه و جامعه باید مشخص و در فرم ایده پروژه ثبت شود.
2. ارزیابی اولیه
ایده از جنبه‌های زیر بررسی می‌شود:
- اولویت‌های پژوهشی دانشگاه
- اهداف برنامه تأمین مالی
- ارزش علمی یا نوآورانه
- ظرفیت علمی و اداری
- مدت، بودجه و ساختار مشارکت
- نتایج، پایداری و اثر مورد انتظار
- ریسک‌های حقوقی، مالی، اخلاقی و سازمانی
ایده‌ای که در مرحله فعلی مناسب نیست می‌تواند به منبع مالی، زمان درخواست یا ساختار مشارکت مناسب‌تری هدایت شود.
3. تعیین منبع مالی
برنامه‌ها ممکن است بر تعالی علمی، اثر اجتماعی، همکاری بین‌المللی، مشارکت صنعتی یا خروجی قابل‌استفاده تأکید داشته باشند. بنابراین ایده بر اساس معیارهای برنامه بررسی می‌شود.
4. تشکیل تیم و مشارکت
رشته‌های موردنیاز، مشارکت واحدهای اداری و ذی‌نفعان بیرونی تعیین می‌شوند. نقش شرکا، بسته‌های کاری، بودجه، مسئولیت‌ها، اشتراک داده و مالکیت فکری باید پیش از درخواست روشن شود.
5. تنظیم تقویم درخواست
تقویم داخلی باید زمان آماده‌سازی متن فنی، بودجه، مدارک شرکا، بررسی‌های مالی و حقوقی، تأیید سازمانی، امضا، بارگذاری و ارسال نهایی را شامل شود.
6. آماده‌سازی پرونده درخواست
مدیر پروژه مسئول محتوای علمی، سؤال پژوهش، روش، فعالیت‌های فنی و سهم علمی است. دفتر پروژه‌ها درباره انطباق با فراخوان، قالب، معیارها، بسته‌های کاری، بودجه، پایداری، انتشار، مدارک و سامانه درخواست حمایت می‌کند.
7. تأیید سازمانی و ارسال
تعهدات مالی و حقوقی، مجوزهای اخلاقی، اشتراک داده، مالکیت فکری، مأموریت کارکنان و نمایندگی سازمانی بررسی می‌شود. پس از دریافت تأییدهای لازم، درخواست ارسال و در فهرست مرکزی پروژه‌ها ثبت می‌شود.
اطلاعات لازم برای جلسه نخست
- متن یا پیوند فراخوان
- خلاصه کوتاه پروژه
- تیم و نقش‌های پیشنهادی
- شرکای موجود یا موردنیاز
- بودجه و مدت تقریبی
- مهلت ارسال
- مجوزها و تعهدات سازمانی موردنیاز