وظایف و اختیارات دبیر خصوصی
- تضمین محیط کاری مؤثر و کارآمد برای دفتر رئیس دانشگاه، تهیه برنامه کاری روزانه مطابق با دستورالعملها، سازماندهی جلسات آنها، سازماندهی مأموریتهای داخلی و بینالمللی و اطمینان از اجرای خدمات نمایندگی و تشریفاتی.
- تضمین کارآمدترین استفاده از زمان محدود رئیس دانشگاه با تضمین برنامه ملاقات مناسب.
- از طرف رئیس دانشگاه، تضمین کارآمدترین استفاده از منابع مذهبی و ملی. تعیین رویههای لازم برای تهیه و ارسال کارتهای تبریک برای تعطیلات و جشنهای روزهای خاص، ارائه پشتیبانی به اداره مطبوعات و روابط عمومی،
- تعیین رویههای لازم برای اسناد ارجاعی به اداره دبیر خصوصی،
- تهیه عطف پوشهها و جداکنندهها برای پروندههای تهیه شده طبق طرح استاندارد پرونده برای بایگانی اسناد دریافتی یا ارسالی از اداره دبیر خصوصی. برای تعیین،
- رئیس دانشگاه و معاونان او مسئول تمام امور هستند. پشتیبانی از اداره مطبوعات و روابط عمومی در امور تشریفاتی، بازدیدها و مراسم،
- انجام سایر وظایف محوله از سوی رئیس دانشگاه،
- اجرای امور و رویههای دفتر، اعلام و پیگیری دستورات و دستورالعملهای آن به طرفهای ذیربط، و دریافت و ارسال به موقع اطلاعات و اسناد درخواستی از داخل و خارج از موسسه به دفتر،
- حفظ تمام تماسهای تلفنی با دفتر رئیس دانشگاه و ارسال درخواستهای انتصاب،
- نظارت و پیگیری کار واحدها مطابق با دستورات دفتر رئیس دانشگاه،
- امضا به دفتر، بررسی مکاتبات ارسالی مطابق با قوانین مکاتبات، حصول اطمینان از انجام اصلاحات لازم و ارسال اسناد امضا شده، ارجاع داده شده یا تکمیل شده به مقامات مربوطه.
- انجام تحقیقات و بررسی در مورد مواردی که توسط دفتر درخواست یا ارسال شده است، و ارائه اطلاعات و اسناد تکمیلی.
- انجام مکاتبات داخلی معمول در مورد امور مربوط به واحد منشی خصوصی؛ رسیدگی به امور ثبت، ارجاع، بایگانی و پیگیری، و همچنین تبریک، تشکر، تسلیت و غیره دفتر. انجام مکاتبات،
- تهیه گزارش فعالیت واحد برای واحد منشی خصوصی،
- توزیع و نظارت بر وظایف پرسنل شاغل در واحد منشی خصوصی توسط مدیر منشی خصوصی، سازماندهی کار آنها و انجام کارهای لازم برای افزایش راندمان کاری پرسنل، آموزش و تربیت آنها،
- اطمینان از سازماندهی و مرتب بودن بایگانی واحد منشی خصوصی و اطمینان از اینکه تمام مکاتبات و اسناد محرمانهای که باید نگهداری شوند، به طور منظم بایگانی و بایگانی میشوند،