وظایف اداره امور دانشجویی
- صدور گواهی و ریزنمرات دانشجویی،
- صدور ریزنمرات،
- صدور و صدور گواهی موقت فارغالتحصیلی برای کسانی که فارغالتحصیلی آنها توسط هیئت مدیره تأیید شده است،
- انجام مراحل مربوط به فارغالتحصیلی دانشجویان و نگهداری پروندههای آنها در بایگانی،
- آمادهسازی مدارک دانشجویان خارجی برای اخذ مجوز اقامت،
- ارسال درخواستهای تعلیق ثبت نام به ادارات مربوطه،
- ترخیص دانشجویان ارسال مدارک ضمیمه C2 به دفاتر استخدام نظامی،
- پردازش نمرات دانشجویان دارای خطاهای مادی در رایانه،
- پردازش دورههای مرخصی دانشجویانی که ثبت نام خود را در رایانه به حالت تعلیق درآوردهاند،
- اعلام آدرس دانشجویی که ثبت نام خود را به حالت تعلیق درآورده است ثبت نام،
- پردازش دورههای تنبیه دانشجویانی که تنبیه انضباطی دریافت کردهاند در کامپیوتر،
- صدور نامههای وضعیت انضباطی برای دانشجویانی که درخواست دارند،
- جمعآوری مدارک ثبت نام دانشجویان ثبت نام شده توسط SYM، تکمیل ثبت نام نهایی و صدور کارت شناسایی آنها،
- ساماندهی پروندهها پس از ثبت نام نهایی و تکمیل هرگونه مدرک ناقص.
- پردازش مدارک ثبت نام شده تکمیل مدارک ناقص دانشجویان.
- ارسال مدارک ضمیمه C2 دانشجویان پسر ثبت نام شده به دفاتر استخدام نظامی.
- ارسال درخواستهای دانشجویان ثبت نام شده که مایل به معافیت از دروس قبلاً گذرانده شده در سایر موسسات آموزش عالی هستند به واحدهای مربوطه.
- پردازش دروس معاف از تحصیل طبق تصمیم هیئت مدیره مربوطه در کامپیوتر.
- آماده سازی مدارک درخواستی دانشجویانی که مایل به انتقال هستند.
- دریافت مدارک دانشجویانی که مایل به انتقال و ارسال آنها به واحدهای مربوطه.
- تصویب انتقالهای افقی توسط هیئت مدیره. اطلاعرسانی به پذیرفتهشدگان، ثبتنام آنها و درخواست پروندههای شخصی آنها از دانشگاههایشان.
- انجام تبدیل نمرات دانشجویانی که از طریق برنامه اراسموس به خارج از کشور میروند از طریق کامپیوتر.
- ثبت نام دانشجویانی که از خارج از کشور در برنامه اراسموس میآیند از طریق کامپیوتر، صدور مجوز اقامت و ثبت دروس آنها.
- ثبت نام دانشجویانی که از طریق برنامه فارابی میآیند از طریق کامپیوتر.
- ارائه مشاوره به دانشجویان در مورد امور دانشجویی به صورت حضوری یا تلفنی.
- اعطای مشاور به دانشجویان جدیدالورود.
- تهیه لیست فارغ التحصیلان بالقوه.
- انجام مکاتبات داخلی و خارجی.
- در مورد فارغ التحصیلان و دانشجویانی که ثبت نام آنها لغو شده است. پردازش تراکنشهای دانشجویان و بایگانی پروندههای آنها،
- ارسال درخواستهای دو رشته اصلی و فرعی به واحدهای مربوطه،
- ثبت نام پذیرفتهشدگان رشتههای اصلی و فرعی،
- مدیریت شهریه دانشجویانی که واحدهای مشارکتی دریافت میکنند. گزارش بازپرداختها به بخش استراتژی و توسعه،
- ارسال برنامههای درسی به واحدهای مربوطه برای تأیید،
- بهروزرسانی برنامههای درسی تأیید شده در رایانه،
- پردازش ثبت نام دانشجو، ثبت نام در دوره، گواهی تحصیلی، شناسه، تعویق، ریزنمرات، توقف ثبت نام، اخراج، انتقال افقی، معافیت، بورسیه، فارغالتحصیلی موقت، دیپلم و غیره.
- انجام کارها و رویههای مرتبط، تهیه اسناد،
- رسیدگی به تکالیف درسی و وارد کردن برنامههای درسی در سیستم،
- درخواست از دپارتمانها برای بهروزرسانی فهرست اساتید مشاور دانشجویی در ابتدای سال تحصیلی و اضافه کردن فهرست بهروز شده به سیستم و نظارت بر تأیید اساتید مشاور،
- وارد کردن نمرات دانشجویانی که در چارچوب اراسموس و فارابی به دانشگاههای دیگر میروند،
- درخواست از دپارتمانها برای ارائه دروس پیشنهادی خارج از رشته در ابتدای هر ترم و اضافه کردن آنها به سیستم،
- بورسیه KYK برای اطمینان از اینکه سیستم ریزنمرات بهروز نگه داشته میشود،
- ارسال لیستهای خدمت سربازی و KYK دانشجویانی که ثبتنامشان لغو شده و فارغالتحصیل شدهاند،
- اعلام برنامههای امتحانات دپارتمانها، اطلاعرسانی به دانشجویان و وارد کردن نرخها در سیستم،
- اطلاعرسانی به دپارتمانها و دانشجویان مربوطه از تصمیمات هیئت مدیره در مورد دانشجویانی که به دلیل عذر موجه نمیتوانند در امتحانات شرکت کنند،
- اعلان در مورد امتحانات تک درس، ثبت درخواستها و انجام سایر مراحل،
- اعلام لیست دانشجویانی که به دلیل غیبت از دپارتمانها قبل از امتحانات نهایی مردود شدهاند،
- امتحانات اجباری برای امتحانات فارغالتحصیلی و افزایش معدلl;انجام مطالعات،
- تنظیم میزان موفقیت در پایان هر ترم،
- اعلانات مربوط به دانشجویان،
- درخواست از اعضای هیئت علمی برای امضای پرینت کامپیوتری ریزنمرات در پایان هر ترم و بایگانی صحیح آنها،
- انجام مراحل مربوط به شورای دانشجویی و نمایندگی آن در دانشکده،
- انجام تهیه تقویم دانشگاهی،
- انجام کارهای مقدماتی در مورد سهمیه دانشجویان برای پذیرش در دانشکده،
- انجام انواع امور مربوط به دانشجویان، بایگانی صحیح اسناد،
- شناسایی دانشجویانی که در برنامهها موفق بودهاند،
- نظارت بر ورود اطلاعات و نمرات دانشجویان به سیستم اتوماسیون،
- وارد کردن اطلاعات بخشهای کلاس و مدرسانی که دوره را تدریس میکنند در پایگاه داده وبسایت قبل از تاریخ ثبت نام دوره،
- نظارت بر اطلاعات آپلود شده در سیستم، بررسی برنامه درسی و اصلاح هرگونه خطا،
- آمادهسازی مدارک دانشجویان خارجی برای ارسال به پلیس و اطمینان از ساماندهی پروندههای آنها،
- بررسی پروندههای ثبت نام جدید و رفع هرگونه نقص،
- انجام مراحل مربوط به مدرسه تابستانی،
- هماهنگی با دفتر امور مالی در مورد مراحل کارآموزی،
- انجام مراحل انضباطی و تحقیقات دانشجویی،
- تلاش برای هماهنگی با سایر واحدها برای کارایی و آرامش کار،
- در مورد حوزه مسئولیت هیئت علمی برای تهیه گزارشهای مربوطه و آماری که مبنای آنها را تشکیل میدهد؛
- اطلاع رسانی به مدیران ارشد در مورد کار و معاملات انجام شده، توضیح هر کاری که با توجیهات قابل انجام نیست،
- اعلان سهمیهها (انتقال افقی، انتقال عمودی، دانشجویان خارجی و YKS)،
- پیگیری رویههای YÖK و OSYM و انجام رویهها مطابق با قوانین،
- ایجاد سیستم اطلاعات امور دانشجویی طبق تقویم دانشگاهی،
- اجرا و بهروزرسانی رویههای YÖKSİS،
- ارائه بورسیه به دانشجویان، نظارت بر رویههای دانشجویی،
- انجام رویههای ارتقاء نمره در پایان هر سال،
- بهروز نگه داشتن مداوم سیستم اطلاعات امور دانشجویی و پاسخگویی سریع به هرگونه مشکلی که پیش میآید،
- جمعآوری و بایگانی کامل اسناد امتحانات در پایان هر ترم،