Erasmus+ Görev Tanımları
Ankara Bilim Üniversitesi Erasmus+ faaliyetleri; Erasmus Kurum Koordinatörü, Erasmus Komisyonu, Bölüm Erasmus Koordinatörleri ve ilgili akademik ve idari birimlerin iş birliğiyle yürütülmektedir.
Görev dağılımı; Erasmus+ faaliyetlerinin şeffaf, düzenli, kapsayıcı ve program kurallarına uygun biçimde yürütülmesini, hareketlilik süreçlerinin akademik ve idari açıdan izlenmesini ve katılımcılara gerekli desteğin sağlanmasını amaçlamaktadır.
Erasmus Kurum Koordinatörünün Görevleri
Erasmus Kurum Koordinatörü, Ankara Bilim Üniversitesinde Erasmus+ Programının kurumsal düzeyde planlanması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesinden sorumludur.
Erasmus Kurum Koordinatörünün başlıca görevleri şunlardır:
- Erasmus+ Programının üniversite genelinde ilgili mevzuat, Erasmus Yükseköğretim Beyannamesi, Erasmus+ Program Rehberi ve Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan uygulama kuralları doğrultusunda yürütülmesini sağlamak,
- Erasmus+ KA131 ve KA171 öğrenci ve personel hareketliliklerini planlamak ve koordine etmek,
- Erasmus+ proje başvurularının, sözleşmelerinin, bütçe planlamalarının ve raporlama süreçlerinin yürütülmesini sağlamak,
- Erasmus Komisyonu, Bölüm Erasmus Koordinatörleri ve ilgili akademik ve idari birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak,
- Öğrenci ve personel hareketliliklerine ilişkin başvuru ilanlarını, başvuru koşullarını, seçim ölçütlerini ve süreç takvimini hazırlamak,
- Başvuru ve seçim süreçlerinin adil, şeffaf, tarafsız ve ölçülebilir kriterlere göre yürütülmesini sağlamak,
- Erasmus+ hareketliliklerine ilişkin hibe hesaplama, ödeme, bütçe takibi ve mali raporlama süreçlerini ilgili birimlerle birlikte yürütmek,
- Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu, partner üniversiteler ve ilgili kurumlarla resmî iletişim ve yazışmaları yürütmek,
- Erasmus+ kurumlararası anlaşmalarının hazırlanmasını, yenilenmesini ve dijital sistemlerde takip edilmesini sağlamak,
- Üniversitenin Erasmus+ anlaşma ağının akademik uyum ve kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda geliştirilmesini desteklemek,
- Giden ve gelen öğrenci ile personel hareketliliklerinin akademik ve idari süreçlerini koordine etmek,
- Öğrenim Anlaşması, Staj Anlaşması, Personel Hareketliliği Anlaşması, hibe sözleşmesi ve ilgili belgelerin program kurallarına uygun hazırlanmasını sağlamak,
- Hareketliliklerin tam akademik tanınması için Bölüm Erasmus Koordinatörleri ve ilgili akademik birimlerle iş birliği yapmak,
- Erasmus Without Paper, Online Learning Agreement, Beneficiary Module ve ilgili dijital sistemlerin kullanılmasını ve güncel tutulmasını sağlamak,
- İçerme ve çeşitlilik, çevresel sürdürülebilirlik, dijital dönüşüm ve demokratik hayata katılım önceliklerinin Erasmus+ faaliyetlerine yansıtılmasını sağlamak,
- Öğrenci ve personele yönelik bilgilendirme toplantıları, oryantasyon programları ve tanıtım faaliyetleri düzenlemek,
- Katılımcı geri bildirimlerini, hareketlilik sonuçlarını ve performans göstergelerini izlemek,
- Erasmus+ faaliyetlerine ilişkin faaliyet raporlarını, istatistikleri ve kurumsal değerlendirme çalışmalarını hazırlamak,
- Erasmus+ deneyimlerinin ve iyi uygulamaların üniversite içinde yaygınlaştırılmasını desteklemek,
- Erasmus+ Programının kurumsal görünürlüğünü ve sürdürülebilirliğini geliştirmek.
Erasmus Komisyonunun Görevleri
Erasmus Komisyonu, Erasmus+ faaliyetlerine ilişkin akademik ve idari değerlendirme süreçlerinin kurumsal bütünlük içerisinde yürütülmesine katkı sağlar.
Erasmus Komisyonunun başlıca görevleri şunlardır:
- Erasmus+ öğrenci ve personel başvurularını ilan edilen değerlendirme ölçütleri doğrultusunda değerlendirmek,
- Seçim sonuçlarının şeffaf, tarafsız ve belgelenebilir biçimde oluşturulmasını sağlamak,
- Gerekli durumlarda başvurular, itirazlar, kontenjanlar ve hibe dağılımları hakkında karar almak,
- Hareketlilik süreçlerine ilişkin akademik ve idari konuları değerlendirmek,
- Üniversitenin Erasmus+ uygulamalarının geliştirilmesine yönelik görüş ve öneriler sunmak,
- Güncel Erasmus+ kuralları doğrultusunda gerekli kurumsal düzenlemelere katkı sağlamak.
Bölüm Erasmus Koordinatörlerinin Görevleri
Bölüm Erasmus Koordinatörleri, Erasmus+ faaliyetlerinin ilgili akademik bölüm düzeyinde yürütülmesini ve öğrencilerin akademik süreçlerinin doğru biçimde planlanmasını sağlar.
Bölüm Erasmus Koordinatörlerinin başlıca görevleri şunlardır:
- Bölüm öğrencilerini Erasmus+ öğrenim ve staj hareketlilikleri hakkında bilgilendirmek,
- Başvuru yapacak öğrencilere akademik süreçler ve partner üniversite seçimi konusunda rehberlik etmek,
- Öğrencinin başvuracağı partner üniversitenin bölüm ve ders içerikleri bakımından uygunluğunu değerlendirmek,
- Öğrencilerin Öğrenim Anlaşmalarını ve Online Learning Agreement belgelerini akademik açıdan incelemek ve onaylamak,
- Yurt dışında alınacak derslerin Ankara Bilim Üniversitesindeki karşılıklarını ve tanınma biçimini hareketlilik öncesinde belirlemek,
- Hareketlilik sırasında gerekli olan ders değişikliklerini incelemek ve uygun olması hâlinde onaylamak,
- Öğrencinin hareketlilik sonunda sunduğu not dökümü, katılım belgesi ve diğer akademik belgeleri değerlendirmek,
- Yurt dışında başarıyla tamamlanan ders ve kredilerin tam akademik tanınması için ilgili bölüm, fakülte ve akademik kurullarla koordinasyon sağlamak,
- Staj hareketliliğine katılacak öğrencilerin staj içeriğinin akademik alanla uygunluğunu değerlendirmek,
- Gelen Erasmus+ öğrencilerinin ders seçimlerine ve akademik uyum süreçlerine destek olmak,
- Yeni Erasmus+ kurumlararası anlaşma tekliflerini akademik uyum, ders çeşitliliği ve hareketlilik potansiyeli açısından değerlendirmek,
- Mevcut partner üniversitelerle akademik iletişimin ve bölüm düzeyindeki iş birliklerinin geliştirilmesine katkı sağlamak,
- Erasmus+ bilgilendirme, oryantasyon ve tanıtım faaliyetlerine katılmak,
- Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından talep edilen bilgi, veri ve raporları zamanında iletmek,
- Görev süresi boyunca Erasmus+ Programındaki güncel gelişmeleri ve uygulama kurallarını takip etmek.
Erasmus Koordinatörlüğünün İdari Görevleri
Erasmus Koordinatörlüğü, öğrenci ve personel hareketliliklerinin günlük idari ve operasyonel süreçlerinin yürütülmesini sağlar.
Bu kapsamda:
- Başvuruların ve gerekli belgelerin teslim alınması,
- Katılımcı dosyalarının oluşturulması ve arşivlenmesi,
- Öğrenim Anlaşması, hareketlilik anlaşmaları ve hibe sözleşmelerinin hazırlanması,
- TURNAPortal ve ilgili Erasmus+ sistemlerine veri girişi yapılması,
- Katılımcılar ve partner kurumlarla günlük yazışmaların yürütülmesi,
- Öğrenci ve personele süreçler hakkında bilgilendirme yapılması,
- Gelen öğrenci ve personele başvuru, kayıt, vize, ikamet, ders seçimi ve oryantasyon süreçlerinde destek verilmesi,
- Türkiye Ulusal Ajansına ve ilgili kurumlara sunulacak raporlar için veri toplanması,
- Toplantı, bilgilendirme, oryantasyon ve yaygınlaştırma faaliyetlerinin hazırlanması,
- Erasmus+ faaliyetlerine ilişkin duyuru, web içeriği ve bilgilendirme materyallerinin güncellenmesi işlemleri yürütülür.