Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Belgeleri
Bu sayfada, Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğine katılmaya hak kazanan öğrencilerin hareketlilik öncesinde, hareketlilik sırasında ve hareketlilik sonrasında kullanabilecekleri belge ve form şablonları yer almaktadır.
Her öğrencinin bu sayfadaki bütün belgeleri doldurması gerekmemektedir. Kullanılacak belgeler; öğrencinin hareketlilik durumu, hibelendirilme şekli, gidilecek ülke ve ilgili sözleşme dönemi dikkate alınarak belirlenir.
Hibe sözleşmesi, ek hibe sözleşmesi, aday gösterme mektubu ve vize yazısı gibi belgeler Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır veya öğrencinin bilgileri doğrultusunda düzenlenir. Öğrencilerin bu belgeleri Koordinatörlüğün bilgisi dışında doldurmamaları gerekmektedir.
Önemli Not: Bu sayfada açıklanan tüm belge ve form şablonlarının düzenlenebilir Word dosyaları sayfanın en alt bölümünde yer almaktadır. İlgili belgeyi indirmek için sayfanın alt kısmındaki dosya listesini inceleyiniz.
A. Hareketlilik Öncesinde Kullanılan Belgeler
1. Öğrenci Aday Gösterme Mektubu – Nomination Letter
Öğrencinin Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında partner üniversiteye resmî olarak aday gösterildiğini belirtir. Belge, Ankara Bilim Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanarak karşı kuruma iletilir; öğrenci tarafından doldurulmaz.
2. Öğrenci Hareketliliği Kabul Mektubu – Acceptance Letter
Öğrencinin öğrenim hareketliliği için ev sahibi üniversite tarafından kabul edildiğini gösterir. Kabul mektubu esas olarak ev sahibi kurum tarafından düzenlenir. Karşı kurumun kendi şablonunun bulunmaması hâlinde bu sayfadaki örnek format kullanılabilir.
3. Öğrenim Anlaşması – Learning Agreement for Studies
Öğrencinin ev sahibi üniversitede alacağı dersleri, derslerin AKTS kredilerini ve akademik tanınmaya ilişkin bilgileri gösterir. Öğrenci ve Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanarak öğrenci, Ankara Bilim Üniversitesi ve ev sahibi kurum tarafından onaylanır.
Öğrenim Anlaşması esas olarak EWP–OLA sistemi üzerinden çevrim içi hazırlanmalıdır. İndirilebilir belge yalnızca teknik veya kurumsal nedenlerle çevrim içi sistemin kullanılamadığı durumlarda Erasmus Koordinatörlüğünün bilgisi dâhilinde kullanılmalıdır.
4. Akademik Onay Formu – Gidiş
Öğrencinin yurt dışında alacağı derslerin Ankara Bilim Üniversitesindeki akademik karşılıklarını gösterir. Öğrenim Anlaşmasıyla uyumlu şekilde hazırlanır ve hareketlilik başlamadan önce ilgili akademik birim tarafından onaylanır.
5. Erasmus+ Öğrenci Taahhütnamesi
Öğrencinin Erasmus+ hareketlilik sürecine ilişkin akademik, idari ve mali yükümlülüklerini kabul ettiğini gösterir. Öğrenci tarafından okunarak imzalanır ve hareketlilik öncesinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilir.
6. Yeşil Pasaport Sahibi Öğrenci Taahhütnamesi
Yalnızca yeşil pasaport kullanarak hareketliliğe katılacak öğrenciler tarafından doldurulur. Öğrencinin gidilecek ülkenin giriş, kalış ve varsa vize koşullarını kontrol ettiğini ve ilgili sorumlulukları kabul ettiğini gösterir.
7. Elçilik Vize Yazısı – Turna Portal Formatı
Öğrencinin vize başvurusunda kullanmak üzere Erasmus+ kapsamında seçildiğini ve hareketliliğe katılacağını gösteren kurumsal yazıdır. Öğrencinin talebi üzerine Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır.
8. Öğrenci Hareketliliği Hibe Sözleşmesi
Hibeli öğrencinin tahminî hareketlilik süresini, azami hibe tutarını, ödeme koşullarını ve tarafların yükümlülüklerini düzenler. Sözleşme, ilgili proje ve sözleşme dönemine göre Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Öğrenciye boş hibe sözleşmesi verilmez.
Öğrenci, kendisi için hazırlanmış sözleşmeyi kontrol ederek Erasmus Koordinatörlüğünün bildirdiği şekilde imzalamalıdır.
9. Hibesiz Katılım Beyan ve Kabul Formu
Erasmus+ Öğrenim Hareketliliğine sıfır hibeli olarak katılacak öğrenciler tarafından doldurulur. Bu form, öğrencinin Erasmus+ hibesinden yararlanmadan hareketliliğe katılmayı ve programın bütün akademik ve idari yükümlülüklerini yerine getirmeyi kabul ettiğini gösterir.
10. İçerme Desteği İlave Hibe Talep Formu
İmkânları kısıtlı katılımcılar tarafından İlave Hibe Desteği talep edilmesi hâlinde kullanılır. Formun, öğrencinin durumunu gösteren destekleyici belgelerle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne sunulması gerekir.
11. KVKK Açık Rıza Beyanı
Öğrencinin kişisel verilerinin Erasmus+ hareketlilik sürecinin yürütülmesi amacıyla işlenmesine ve gerekli kurumlarla paylaşılmasına ilişkin bilgilendirme ve açık rıza belgesidir.
B. Hareketlilik Sırasında Kullanılan Belgeler
1. Varış Belgesi – Confirmation of Arrival
Öğrencinin ev sahibi üniversiteye ulaştığını ve öğrenim hareketliliğine fiilen başladığını gösterir. Belgenin ilgili bölümü ev sahibi kurumun yetkilisi tarafından imzalanıp onaylandıktan sonra Erasmus Koordinatörlüğüne e-posta yoluyla iletilmelidir.
2. Öğrenim Anlaşması Değişikliği – Changes to the Learning Agreement
Hareketlilik başladıktan sonra derslerin açılmaması, ders saatlerinin çakışması veya akademik nedenlerle ders değişikliği yapılması gerektiğinde kullanılır. Değişiklikler Erasmus Bölüm Koordinatörünün bilgisi dâhilinde OLA sisteminin “During the Mobility” bölümü üzerinden gerçekleştirilerek üç tarafça onaylanmalıdır.
3. Süre Uzatma Talep Formu
Öğrenim hareketliliği süresini uzatmak isteyen öğrenciler tarafından kullanılır. Talebin başlangıçta planlanan hareketlilik bitiş tarihinden en geç bir ay önce Erasmus Koordinatörlüğüne sunulması gerekir. Süre uzatımının onaylanması, uzatılan sürenin mutlaka hibeli olacağı anlamına gelmez.
4. Öğrenci Ek Hibe Sözleşmesi
Onaylanan süre uzatımı veya başka bir nedenle öğrencinin hibe tutarında artış yapılması hâlinde Erasmus Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Öğrenci bu belgeyi kendi başına doldurmamalıdır.
C. Hareketlilik Sonrasında Tamamlanması Gereken Belgeler
1. Katılım Belgesi – Certificate of Attendance
Öğrencinin öğrenim hareketliliğini gerçekleştirdiği fiilî başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir. Belge, hareketliliğin sonunda ev sahibi üniversite tarafından imzalanmalı ve onaylanmalıdır.
2. Not Dökümü – Transcript of Records
Öğrencinin ev sahibi üniversitede aldığı dersleri, AKTS kredilerini ve başarı durumunu gösteren resmî belgedir. Öğrenci veya doğrudan ev sahibi üniversite tarafından Ankara Bilim Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğüne iletilir.
3. Yurt Dışı Giriş-Çıkış Belgeleri
Pasaporttaki giriş-çıkış sayfalarının kopyası veya e-Devlet üzerinden alınan barkodlu Yurt Dışı Giriş-Çıkış Belgesi teslim edilmelidir. Bu belgeler, hareketliliğin fiilî süresinin ve nihai hibe tutarının belirlenmesinde kullanılır.
4. Katılımcı Raporu – Erasmus+ Participant Report
Hareketlilik tamamlandıktan sonra öğrencinin e-posta adresine gönderilen bağlantı üzerinden çevrim içi olarak doldurulur. Katılımcı raporunun tamamlanması, hareketlilik sonrası yükümlülüklerden biridir.
5. Akademik Onay Formu – Dönüş
Öğrencinin ev sahibi üniversitede aldığı derslerin Ankara Bilim Üniversitesindeki karşılıklarını ve akademik tanınma işlemlerini gösterir. Onaylı Öğrenim Anlaşması ve Not Dökümü esas alınarak hazırlanır.
D. Özel Durumlarda Kullanılan Belgeler
Öğrenci Feragat Formu – Withdrawal Form
Erasmus+ hareketliliğine katılmaya hak kazandığı hâlde hareketlilik hakkından vazgeçmek isteyen öğrenciler tarafından kullanılır. Formun, başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen feragat süresi içerisinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir.
E. Örnek Belgeler
Örnek Öğrenim Anlaşması – Sample Learning Agreement
Öğrenim Anlaşmasının nasıl hazırlanacağını göstermek amacıyla yayımlanan örnek belgedir. Örnek belge resmî başvuru belgesi olarak teslim edilmemeli; öğrenci kendi dersleri ve hareketlilik bilgileri doğrultusunda yeni bir Öğrenim Anlaşması hazırlamalıdır.