Erasmus+ Personel Ders Verme Hareketliliği Belgeleri
Bu sayfada, Erasmus+ Personel Ders Verme Hareketliliğine başvuracak veya hareketliliğe katılmaya hak kazanan personelin başvuru aşamasında, hareketlilik öncesinde ve hareketlilik sonrasında kullanabileceği belge, form ve kılavuzlar yer almaktadır.
Sayfada bulunan bütün belgelerin her katılımcı tarafından doldurulması gerekmemektedir. Kullanılacak belgeler; başvuru durumu, hibelendirme şekli, gidilecek ülke, ev sahibi kurum ve ilgili proje dönemi dikkate alınarak belirlenir.
Hibe Sözleşmesi gibi katılımcıya özel hazırlanması gereken belgeler, Erasmus Koordinatörlüğü tarafından ilgili proje dönemi ve hareketlilik bilgileri esas alınarak düzenlenir. Personelin bu belgeleri Erasmus Koordinatörlüğünün bilgisi dışında doldurmaması gerekmektedir.
Önemli Not: Bu sayfada açıklanan belge, form ve kılavuzların Word ve/veya PDF dosyaları sayfanın en alt bölümünde yer almaktadır. İlgili dosyayı indirmek için sayfanın alt kısmındaki dosya listesini inceleyiniz.
A. Başvuru Aşamasında Kullanılan Belgeler
1. Turna Portal Bireysel Başvuru Kılavuzu
Türkiye Ulusal Ajansı tarafından hazırlanan bu kılavuz; Turna Portal’a e-Devlet üzerinden giriş yapılması, profil ve personel bilgilerinin kontrol edilmesi, kurum tarafından yayımlanan ilanların görüntülenmesi, bireysel başvurunun tamamlanması ve başvuru durumunun takip edilmesi süreçlerini açıklamaktadır.
Personel Ders Verme Hareketliliğine başvuracak adayların, Turna Portal üzerinden başvurularını tamamlamadan önce kılavuzu incelemeleri önerilir.
2. Personel Hareketliliği İtiraz Dilekçesi
Başvuru değerlendirme veya seçim sonuçlarına ilişkin itirazda bulunmak isteyen personel tarafından kullanılır.
İtiraz dilekçesinin, ilgili başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen itiraz süresi içerisinde gerekçesi ve varsa destekleyici belgeleriyle birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir.
B. Hareketlilik Öncesinde Kullanılan Belgeler
1. Personel Ders Verme Hareketliliği Davet Mektubu – Invitation Letter
Personelin Erasmus+ Personel Ders Verme Hareketliliği kapsamında ev sahibi kurum tarafından kabul edildiğini ve ders verme faaliyetine davet edildiğini gösterir.
Davet mektubunda personelin adı, ev sahibi kurumun bilgileri, planlanan hareketlilik tarihleri ve faaliyetin türü açıkça belirtilmelidir. Belge, ev sahibi kurumun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve onaylanmalıdır.
Ev sahibi kurumun kendi davet mektubu formatının bulunmaması hâlinde bu sayfada yer alan şablon kullanılabilir.
2. Öğretim Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşması – Mobility Agreement: Staff Mobility for Teaching
Personelin ev sahibi kurumda gerçekleştireceği ders verme faaliyetinin amaçlarını, içeriğini, çalışma programını ve beklenen sonuçlarını gösterir.
Belge, hareketlilik başlamadan önce personel tarafından ev sahibi kurumla koordineli olarak hazırlanmalı ve personel, Ankara Bilim Üniversitesi ile ev sahibi kurum tarafından onaylanmalıdır.
Hareketlilik Anlaşmasında belirtilen tarihler ile Davet Mektubu ve Hibe Sözleşmesinde yer alan tarihlerin birbiriyle uyumlu olması gerekir.
3. Örnek Öğretim Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşması
Öğretim Amaçlı Personel Hareketliliği Anlaşmasının nasıl hazırlanacağını göstermek amacıyla yayımlanan örnek belgedir.
Örnek belge resmî hareketlilik belgesi olarak kullanılmamalı veya doğrudan teslim edilmemelidir. Her katılımcının kendi hareketlilik tarihleri, ders verme programı ve kurum bilgileri doğrultusunda yeni bir Hareketlilik Anlaşması hazırlaması gerekir.
4. Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesi
Hibeli olarak hareketliliğe katılacak personelin tahminî hareketlilik süresini, azami hibe tutarını, ödeme koşullarını ve tarafların yükümlülüklerini düzenler.
Hibe Sözleşmesi, ilgili proje dönemi ve onaylanan hareketlilik bilgileri esas alınarak Erasmus Koordinatörlüğü tarafından katılımcıya özel olarak hazırlanır. Personelin boş sözleşme şablonunu kendi başına doldurmaması gerekir.
Katılımcı, kendisi için hazırlanmış sözleşmedeki kişisel bilgileri, hareketlilik tarihlerini, banka hesabını ve diğer bilgileri kontrol ederek Erasmus Koordinatörlüğünün bildirdiği şekilde imzalamalıdır.
5. Turna Portal Üzerinden Vize Yazısı Alma Kılavuzu
Bu kılavuz, değerlendirme ve yerleştirme işlemleri tamamlanan personelin Turna Portal üzerinden vize yazısını nasıl oluşturabileceğini açıklamaktadır.
Vize yazısı, Turna Portal’daki “Başvurularım” bölümünde ilgili başvurunun yanında bulunan vize yazısı oluşturma butonu kullanılarak alınabilir. Sistem üzerinden 24 saat içerisinde en fazla bir belge oluşturulabilir. Oluşturulan belgede doğrulama amacıyla karekod bulunmaktadır.
Değerlendirme ve yerleştirme süreci tamamlandığı hâlde vize yazısı oluşturma butonunun görünmemesi veya oluşturulan belgede eksik ya da hatalı bilgi bulunması durumunda Erasmus Koordinatörlüğüyle iletişime geçilmelidir.
C. Hareketlilik Sonrasında Tamamlanması Gereken Belgeler
1. Personel Ders Verme Hareketliliği Katılım Belgesi – Certificate of Attendance
Personelin Erasmus+ Personel Ders Verme Hareketliliğini gerçekleştirdiğini ve faaliyetin fiilî başlangıç ve bitiş tarihlerini gösterir.
Belge, hareketliliğin sonunda ev sahibi kurumun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalı ve kurum mührü veya kaşesiyle onaylanmalıdır. Belgede yer alan tarihler, personelin fiilen gerçekleştirdiği hareketlilik süresini göstermelidir.
Katılım Belgesi, hareketlilik tamamlandıktan sonra Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
2. Personel Hareketliliği Dönüş Raporu
Personelin gerçekleştirdiği hareketlilik faaliyetini, edindiği akademik ve mesleki kazanımları, kurumsal iş birliğine sağlanan katkıları ve varsa önerilerini değerlendirdiği kurum içi rapordur.
Rapor, hareketlilik tamamlandıktan sonra personel tarafından doldurularak Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir.
3. Seyahat ve Giriş-Çıkış Belgeleri
Personelin hareketliliği fiilen gerçekleştirdiğini ve seyahat tarihlerini doğrulayan pasaport giriş-çıkış kayıtları, uçuş kartları, biletler, faturalar veya Erasmus Koordinatörlüğü tarafından talep edilen diğer destekleyici belgeler teslim edilmelidir.
Bu belgeler, hareketliliğin gerçekleşen süresinin ve varsa nihai hibe tutarının belirlenmesinde kullanılabilir.
4. Erasmus+ Katılımcı Raporu – Participant Report
Hareketlilik tamamlandıktan sonra Avrupa Komisyonu sistemi tarafından katılımcının e-posta adresine çevrim içi katılımcı raporu gönderilir.
Personelin, e-postada bulunan bağlantı üzerinden raporu belirtilen süre içerisinde eksiksiz olarak doldurup göndermesi gerekir. Katılımcı Raporunun tamamlanması, hareketlilik sonrası yükümlülüklerden biridir. Bu rapor için ayrıca indirilebilir bir belge doldurulmaz.
D. Özel Durumlarda Kullanılan Belgeler
Personel Hareketliliği Feragat Dilekçesi
Personel Ders Verme Hareketliliğine katılmaya hak kazandığı hâlde hareketlilik hakkından vazgeçmek isteyen personel tarafından kullanılır.
Feragat dilekçesinin, ilgili başvuru ilanında veya sonuç duyurusunda belirtilen süre içerisinde Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilmesi gerekir. Süresi dışında yapılan feragat işlemleri, ilgili ilan ve proje dönemi hükümleri doğrultusunda değerlendirilir.
İndirilebilir Belgeler
Yukarıda açıklanan belge, form ve kılavuzların Word ve/veya PDF dosyalarına aşağıdaki dosya listesinden ulaşabilirsiniz.