تنفيذ المشروع ومتابعته
بعد قبول المشروع، تصبح الالتزامات الواردة في الطلب والعقد وقواعد الجهة المانحة أساسًا للتنفيذ. ويجب متابعة الأنشطة والميزانية والوثائق والتقارير والظهور والجدول الزمني بصورة منتظمة.
تدعم مديرية مكتب المشاريع التنسيق بين مدير المشروع والوحدات الأكاديمية والإدارية دون أن تحل محل مسؤولياتها المتخصصة.
1. مراجعة العقد واجتماع البداية
تُراجع الاتفاقية والأهداف والمخرجات وحزم العمل والمسؤوليات والميزانية والمدفوعات والمشتريات والتقارير والظهور والملكية الفكرية وإدارة البيانات والتصاريح الأخلاقية والمخاطر، وتُسجل القرارات والمسؤوليات.
2. التنفيذ ومتابعة الجدول
تُنفذ الأنشطة وفق حزم العمل المعتمدة، وتتم متابعة المخرجات والمواعيد والمسؤوليات ومراحل الإنجاز ومعالجة التأخيرات والانحرافات مبكرًا.
3. الميزانية والمشتريات
قبل إجراء أي مصروف، يجب التحقق من ارتباطه بالمشروع وتوفره في الميزانية وأهليته وطريقة الشراء والموافقات والوثائق المطلوبة بالتنسيق مع الوحدات المختصة.
4. إدارة الوثائق والأدلة
تُحفظ الاتفاقيات ومحاضر الاجتماعات وقوائم المشاركين ووثائق السفر والفواتير وإثباتات الدفع ووثائق المشتريات والصور ومواد الظهور والمخرجات ووثائق الشركاء، مع ربطها بالنشاط وحزمة العمل المعنية.
5. إدارة المخاطر والتغييرات
تُسجل التغييرات المهمة في الجدول أو الميزانية أو الفريق أو الشراكة أو الأنشطة. وإذا كانت موافقة الجهة المانحة مطلوبة، فيجب الحصول عليها كتابيًا قبل تنفيذ التغيير.
6. التقارير الفنية
يعد مدير المشروع المحتوى الفني المتعلق بالأنشطة والمخرجات والمؤشرات والمشكلات. وتدعم المديرية النموذج والمواعيد والأدلة ووثائق الشركاء ومتطلبات الظهور وإجراءات البوابة.
7. التقارير المالية
توضح التقارير المالية استخدام الميزانية وفق العقد. وتُراجع وثائق المصروفات والمدفوعات وتنفيذ الميزانية وتكاليف الموظفين والخدمات والسفر وتحويلات الشركاء والرصيد المتبقي مع الوحدات المختصة.
8. الظهور ونشر النتائج
تُراعى قواعد الشعار والإقرار بالتمويل والاتصال. وتُنشر أخبار المشروع وأنشطته ومخرجاته بالتنسيق مع وحدة الاتصال المؤسسي.
9. إغلاق المشروع
تُراجع التقارير النهائية والمخرجات والمدفوعات والرصيد ووثائق الشركاء والالتزامات والمنشورات والظهور والدروس المستفادة والأرشيف باستخدام قائمة الإغلاق.
تُحال المخرجات ذات الصلة بالملكية الفكرية أو البرمجيات أو البيانات أو التصاميم أو النماذج الأولية أو الإمكانات التجارية إلى مكتب نقل التكنولوجيا.