دورة حياة المشروع
تمثل دورة حياة المشروع عملية متكاملة تبدأ من ظهور فكرة المشروع وتمتد إلى نشر نتائجه وتحويلها إلى أعمال جديدة. وتدعم مديرية مكتب المشاريع إعداد المشاريع ومتابعتها وفق معايير محددة وحفظ معلوماتها ضمن الذاكرة المؤسسية.
تبقى ملكية المحتوى العلمي والتقني للباحث أو مدير المشروع. ولا تحل المديرية محل المحتوى الأكاديمي، بل تقدم الإرشاد في أهلية التمويل والمنهجية وحزم العمل والميزانية والجدول الزمني والوثائق والتقارير والتنسيق الداخلي.
مراحل دورة حياة المشروع
1. فكرة المشروع: تحديد المشكلة البحثية والهدف والفئة المستهدفة والمنهج والنتائج المتوقعة والشركاء والموارد اللازمة، وتسجيلها في نموذج فكرة المشروع.
2. التقييم الأولي: تقييم الفكرة من حيث ملاءمتها للتمويل وأولويات الجامعة والقدرة الأكاديمية والمدة والشراكة والميزانية والأثر المتوقع.
3. إعداد الطلب: يتولى مدير المشروع إعداد المحتوى العلمي والتقني، وتقدم المديرية الدعم بشأن شروط الدعوة والنموذج وحزم العمل والجدول والميزانية ووثائق الشركاء.
4. الموافقة المؤسسية: مراجعة الالتزامات المالية والقانونية والتمويل المشترك والموافقات الأخلاقية ومشاركة البيانات والملكية الفكرية والتفويضات والتوقيعات.
5. القبول والتعاقد: مراجعة اتفاقية المنحة أو الشراكة والميزانية وجدول الدفع والمسؤوليات والتقارير والملكية الفكرية والظهور والمشتريات والتدقيق.
6. التنفيذ: عقد اجتماع بدء المشروع ومتابعة حزم العمل والأنشطة والمسؤوليات والميزانية والمشتريات والموارد البشرية والوثائق الداعمة.
7. إعداد التقارير: يعد مدير المشروع التقرير الفني، وتدعم المديرية متابعة النموذج والمواعيد والأدلة والوثائق المالية ومتطلبات الظهور وإجراءات البوابة.
8. الإغلاق: استكمال التقارير الفنية والمالية والمدفوعات النهائية والمخرجات والالتزامات والوثائق والمنشورات والأرشيف باستخدام قائمة الإغلاق.
9. الأثر والاستمرارية: تحويل النتائج إلى منشورات أو محتوى تعليمي أو توصيات سياسات أو أفكار مشاريع جديدة أو تعاون صناعي أو منفعة مجتمعية. وتُحال المخرجات ذات الإمكانات التجارية إلى مكتب نقل التكنولوجيا.
المسؤوليات الأساسية
- الباحث أو مدير المشروع: المحتوى العلمي والمنهج والأنشطة والمخرجات التقنية
- مديرية مكتب المشاريع: المعايير والإرشاد والتسجيل ومراجعة الأهلية والميزانية والمتابعة والتنسيق
- الوحدات الإدارية المختصة: الشؤون المالية والمشتريات والقانون والموارد البشرية والاتصال المؤسسي