وظایف و مسئولیتهای دبیر خصوصی
-
تضمین محیطی که دفتر ریاست بتواند در آن به طور مؤثر و کارآمد کار کند، تهیه برنامه کاری روزانه مطابق با دستورالعملهای داده شده، ترتیب جلساتی که برگزار خواهند کرد، سازماندهی وظایف داخلی و بینالمللی، اطمینان از اجرای خدمات نمایندگی و تشریفاتی،
-
با اطمینان از جریان دقیق قرار ملاقات، از زمان محدود رئیس دانشگاه برای تضمین کارآمدترین استفاده از منابع استفاده میشود،
-
تعیین رویههایی که باید در تهیه و ارسال کارتهای تبریک برای تعطیلات مذهبی و ملی و جشنهای روزهای خاص از طرف رئیس دانشگاه رعایت شود، و حمایت از اداره مطبوعات و روابط عمومی،
-
تعیین رویههایی که باید در مورد اسناد ارجاعی به دفتر خصوصی اعمال شود اداره،
-
اداره دفتر خصوصی تعیین رویههای تهیه عطف و جداکننده پروندههای تهیه شده طبق طرح استاندارد بایگانی اسناد دریافتی توسط اداره یا ارسال شده از اداره دبیرخانه خصوصی،
-
انواع اسناد رئیس و معاونان رئیس حمایت از اداره مطبوعات و روابط عمومی در تشریفات، بازدیدها و مراسم،
-
انجام سایر وظایف محوله از سوی رئیس،
-
انجام کارها و رویههای دفتر، ابلاغ دستورات و دستورالعملهای آن به طرفهای ذیربط، پیگیری، دریافت به موقع اطلاعات و اسناد درخواستی از داخل و خارج از موسسه و ارائه آنها به دفتر،
-
رسیدگی به تمام تماسهای تلفنی دفتر ریاست دانشگاه، تسهیل جلسات و ارسال درخواستهای ملاقات.
-
نظارت و پیگیری کار واحدها مطابق با دستورات ریاست دانشگاه،
-
بررسی اسناد ارائه شده به ریاست دانشگاه برای امضا از نظر قوانین مکاتبات، اطمینان از انجام اصلاحات لازم در صورت وجود، و ارسال مواردی که امضا، ارسال یا تکمیل شدهاند به مکانهای مربوطه،
-
انجام تحقیقات و بررسیها در مورد موضوعات درخواست شده یا ارسال شده به ریاست دانشگاه، و ارائه اطلاعات و اسناد تکمیلی،
-
انجام مکاتبات داخلی معمول در مورد امور مربوط به واحد دبیرخانه خصوصی؛ وظایف ثبت، ارسال، بایگانی و پیگیری، و همچنین رسیدگی به تبریکات، تشکرات، تسلیتها و غیره توسط مقامات، انجام مکاتبات،
-
تهیه گزارش فعالیت واحد دفتر خصوصی،
-
تعیین وظایف به پرسنل شاغل در واحد دفتر خصوصی تحت نظر مدیر دفتر خصوصی، کنترل کار آنها، سازماندهی فعالیتهای آنها، انجام کارهای لازم برای افزایش راندمان کاری پرسنل و ارائه آموزش و توسعه،
-
سازماندهی و مرتب کردن بایگانی واحد دفتر خصوصی برای اطمینان از اینکه انواع اسناد کتبی و محرمانه که نیاز به نگهداری دارند، به طور منظم بایگانی و بایگانی میشوند،