مهام ومسؤوليات السكرتير الخاص
-
ضمان بيئة عمل فعّالة وكفؤة لمكتب رئيس الجامعة، وإعداد برنامج العمل اليومي وفقًا للتعليمات المُعطاة، وترتيب الاجتماعات، وتنظيم المهام المحلية والدولية، وضمان تنفيذ خدمات التمثيل والبروتوكول.
-
من خلال ضمان سير المواعيد بدقة، يتم استغلال وقت رئيس الجامعة المحدود على النحو الأمثل لضمان الاستخدام الأمثل للموارد.
-
تحديد الإجراءات المتبعة في إعداد وإرسال بطاقات التهنئة بالأعياد الدينية والوطنية والاحتفالات الخاصة نيابةً عن رئيس الجامعة، ودعم إدارة الصحافة والعلاقات العامة.
-
تحديد الإجراءات الواجب تطبيقها على الوثائق المشار إليها مديرية المكتب الخاص،
-
مديرية المكتب الخاص: تحديد إجراءات إعداد أغلفة الملفات وفواصلها وفقًا لخطة الملفات القياسية لأرشفة الوثائق الواردة إلى المديرية أو المرسلة من مديرية الأمانة الخاصة،
-
جميع أنواع وثائق رئيس الجامعة ونوابه. دعم مديرية الصحافة والعلاقات العامة في المراسم والزيارات والاحتفالات،
-
القيام بأي مهام أخرى يكلف بها رئيس الجامعة،
-
تنفيذ أعمال وإجراءات المكتب، وإبلاغ أوامره وتعليماته إلى الجهات المعنية، ومتابعتها، والحصول على المعلومات والوثائق المطلوبة من داخل المؤسسة وخارجها في الوقت المناسب، وتقديمها إلى... المكتب،
-
الرد على جميع المكالمات الهاتفية لمكتب رئيس الجامعة، وتيسير الاجتماعات، وإحالة طلبات المواعيد.
-
مراقبة ومتابعة عمل الوحدات وفقًا لأوامر رئاسة الجامعة،
-
مراجعة المستندات المقدمة إلى رئاسة الجامعة للتوقيع وفقًا لقواعد المراسلات، والتأكد من إجراء التصحيحات اللازمة إن وجدت، وإرسال المستندات الموقعة أو المُحالة أو المُكتملة إلى الجهات المعنية،
-
إجراء البحوث والتحقيقات في المسائل التي تطلبها أو تُقدم إلى رئاسة الجامعة، وتوفير المعلومات والمستندات التكميلية،
-
إجراء المراسلات الداخلية الروتينية المتعلقة بوحدة الأمانة الخاصة؛ مهام التسجيل والإحالة والحفظ والمتابعة، بالإضافة إلى التعامل مع تهاني الهيئة وشكرها وتعازيها، وما إلى ذلك، وإجراء المراسلات.
-
إعداد تقرير أنشطة وحدة المكتب الخاص.
-
تكليف الموظفين العاملين في وحدة المكتب الخاص تحت إشراف مدير المكتب الخاص بالمهام، ومراقبة عملهم، وتنظيم أنشطتهم، والقيام بالأعمال اللازمة لرفع كفاءة عملهم، وتوفير التدريب والتطوير لهم.
-
تنظيم وترتيب أرشيف وحدة المكتب الخاص لضمان حفظ جميع أنواع الوثائق المكتوبة والسرية التي يجب حفظها وأرشفتها بطريقة منظمة.