icon

Çağrı Merkezi

444 22 28

Özel Kalem Müdürlüğü

ÖZEL KALEM MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİLERİ
  1. Rektörlük Makamının etkin ve verimli çalışabileceği ortamı sağlamak, verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak, yapacakları görüşmeleri düzenlemek, yurt içi ve yurt dışı görevlerini organize etmek, temsil ve protokol hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
  2. Sağlanan doğru randevu akışı ile Rektörün kısıtlı zamanının en verimli şekilde değerlendirilmesi,
  3. Rektör adına, dini ve milli bayramlar ve özel gün kutlamaları için tebrik kartlarının hazırlanmasında ve gönderilmesinde uygulanacak işlemleri belirlemek, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek,
  4. Özel Kalem Müdürlüğüne havalesi yapılan evraklara uygulanacak işlemleri belirlemek,
  5. Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ya da Özel Kalem Müdürlüğünden giden evrakları arşivlemek için Standart Dosya Planına göre hazırlanan dosyaların klasör sırtlarının ve ayraçlarının hazırlanması için yapılacak işlemleri belirlemek,
  6. Rektör ve Rektör Yardımcılarının her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinde Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek,
  7. Rektörün vereceği diğer görevleri yapmak,
  8. Makamın iş ve işlemlerini yürütmek, emir ve talimatlarını ilgililere duyurmak, takip etmek, istenilen bilgi ve belgeleri kurum içi ve kurum dışından zamanında temin ederek Makama sunmak,
  9. Rektörlük Makamının tüm telefon görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek
  10. Rektörlük Makamının emirleri doğrultusunda birimlerin çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak,
  11. Makama imza için sunulan yazıları, yazışma kuralları açısından kontrol etmek, varsa gerekli düzeltmelerin yapılmasını ve imzalanan, havale edilen ya da işi bitenlerin ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
  12. Makamca istenilen ya da Makama sunulan konularla ilgili araştırma ve incelemeleri yapmak, tamamlayıcı bilgi ve belgeleri sağlamak,
  13. Özel Kalem Birimi ile ilgili konularda kurum içi rutin yazışmaları yapmak; kayıt, havale, dosyalama ve takip işleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı vb. yazışmalarını yürütmek,
  14. Özel Kalem Birimine ait birim faaliyet raporunu hazırlamak,
  15. Özel Kalem Müdürünce özel kalem biriminde çalışan personelin görev dağılımını yapmak, kontrol etmek, çalışmalarını düzenlemek, personelin iş veriminin arttırılması, eğitimi, ve yetiştirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak,
  16. Özel Kalem Biriminin arşivinin tertip ve düzenini sağlamak, saklanması gereken her türlü yazı ve gizli evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini sağlamak,